Préposé

Nous gérons vos appels clients et patients

Nous vous offrons le meilleur agenda en ligne

La Politique Qualité est définie de telle manière que notre démarche qualité s’inscrit dans notre stratégie globale d’entreprise.

Le meilleur du télésecrétariat

0,6

Agenda

Accueil

Avocat

Médecin

Autres professions

Chef d'entreprise

Artisan

par appel reçu

Élu meilleur télésecrétariat

Élu meilleur agenda en ligne

5,0

Avocats

et professions juridiques

Offrez à vos clients un accueil efficace, de qualité

Gestion du RPVA

Agenda disponible sur tout support

Traitements des appels pendant les audiences

Prise de vos rendez-vous clients

Préposé-médecin

Le métier de secrétaire médicale suppose la mise en œuvre de compétences clés : sens de l’organisation, aisance et rigueur dans le contact avec les patients, réactivité face à une urgence.

Médecins

Offrez à vos patients la qualité

Prise de vos rendez-vous patient

Notifications d'appels en temps réel

Permanence téléphonique 24h/24

Gestion de votre agenda médical

et professions médicales - paramédicales

Que vous receviez vos clients dans votre entreprise ou que vous deviez vous rendre sur un chantier, Préposé vous propose son service de permanence téléphonique qui vous assure une réponse immédiate à chacun de vos appels entrants quelque soit le motif et la durée de votre absence.

Artisans

Gestion de vos appels prospects et clients

Amélioration votre image de marque

Relance de factures impayées

Disponibilité 24h/24

Notifications des appels en temps réel

Gestion de votre agenda d'intervention

Offrez à vos clients le meilleur accueil

Disposer d’un accueil téléphonique et d'un service client performant devient un impératif pour toutes les entreprises. Pour cela, une réflexion, des outils adaptés et une formation initiale sont indispensables.

Chef d'entreprise

Prise de vos rendez-vous clients

Relance de factures impayées

Disponibilité 24h/24

Gestion de vos appels prospects et clients

Filtrage d'appels

Notifications d'appels en temps réel

Disposer d’un accueil téléphonique performant devient un impératif pour toutes les entreprises. et les toutes les professions libérales. Pour cela, une réflexion, des outils adaptés et une formation initiale sont indispensables.

Vétérinaire

Agent immobilier

...

Transporteur

Garagiste

Coiffeur

Auto-entrepreneur, profession libérale et bien d'autres font appel à nos services

Optimisez

chacune de vos journées

Votre agenda disponible sur tout support 24/h24

Productivité en un clin d'oeil

Vue sur votre planning intuitif

Messagerie instantanée

Application iOS & Android

Synchronisation Google Calendar & CalDAV

Offrez-vous le meilleur du télésecrétariat

1,547,414

requêtes traitées en 2018

Voici une liste de services de Préposé pour vous :

Gestion de vos appels

Votre télésecrétaire est présente à tout moment pour répondre à tous vos appels entrants et vous transférer les appels importants, selon vos consignes.

100%

d’appels décrochés
en moins de 3 sonneries

24/7

Horaires étendus

Selon vos consignes

Rapports email+SMS

Optimisez chacune de vos journées

AGENDA EN TEMPS RÉEL MUTLI SUPPORT

Agenda mise à jour en temps réel par vous et votre télésecrétaire, disponible sur tout support, 24/24 h

1

2

3

4

Applications Android et iOS inclus

Le savoir-faire Qualité et Efficacité

La satisfaction de vos clients et la votre.

Préposé, avec son ancrage et son histoire possède un ADN et une gouvernance qui le prédisposent à s’investir dans la résilience des secteurs où il est implanté, la durabilité des projets qu’il finance, l’utilité pour ses clients dans le long terme et le partage de la valeur créée, avec une attention particulière accordée à la qualité et l’efficacité.

100% des télésecrétaires

formées aux exigences du métier

12 indicateurs de satisfaction client

analysés quotidiennement

Un tarif unique et clair

0.6 euros

par appel reçu
uniquement

Gestion de vos appels 24h/7j
Agenda sur tout support
Gestion de vos consignes
Messagerie
Support illimité
Sans engagement
Sans frais cachés

Je suis Clara, votre télésecrétaire. Je réceptionne votre appel et vous envoie un rapport instantanément.

APPEL GRATUIT

réservé aux informations commerciales

Chiffres clés de 2018 :

Une grande diversité d’appels est traitée chaque jour par nos collaborateurs, ils assurent également un retour quantitatif et qualitatif sur ces opérations quotidiennes. Nos principaux indicateurs de performance relevés récemment indiquent que les appels reçus et traités concernent pour :

30 % des avocats

24 % des médecins

28 % des artisans

18 % des entreprises

Témoignages

Préposé nous apporte une assistance de premier choix pour ne plus perdre d’appels lorsque nous ne sommes pas en agence. Sur notre espace en ligne nous pouvons consulter toutes les informations dont nous avons besoin.

Martha M. Raymond

Martha M. RaymondMarketing Gravity

J’apprécie moi-même la qualité des messages toujours très complets et l’utilisation des textos en cas d’urgence, dont le recours se fait toujours à bon escient. Je poursuis en toute confiance la collaboration, ce qui nous facilite le travail au quotidien.

Anna Vandana

Anna Vandanakriesi

Préposé nous permet d’être joignable à tout moment, de prendre les messages des clients et de les rappeler avec des éléments de réponse. Avec Préposé, les clients sont bien accueillis et sont rappelés par la personne en charge de leur dossier.

Robert DELMAS

Robert DELMASEnvato

Préposé assure la gestion de notre standard téléphonique depuis plusieurs mois et la qualité de service est au rendez-vous. L’accueil téléphonique est travaillé, les équipes sont disponibles et à l’écoute de nos problématiques.

Suzanne Tardeli

Suzanne Tardeli

Pourquoi choisir Préposé ?

Vos appels

Terminé les appels manqués parce que vous étiez trop occupé pour décrocher. Votre télésecrétaire est présente à tout moment de 8h à 20h pour répondre à tous vos appels entrants et vous transférer les appels importants, selon vos consignes. Il est possible d’étendre la réception d’appels 24/24h. Les conversations sont enregistrées et vous sont envoyées sur simple demande.

Agenda

Optimisez chacune de vos journées avec votre AGENDA EN TEMPS RÉEL accessible sur tout support. Suite aux différents appels reçus, prises de rendez-vous, nous mettons à jour en temps réel votre agenda. Vous pourrez de votre côté le consulter avec votre smartphone ou ordinateur. De plus, votre messagerie instantanée et nos mails vous préviennent de l’objet des appels ( possibilité d’envoi par SMS ).

Qualité

Préposé, avec son ancrage et son histoire possède un ADN et une gouvernance qui prédisposent à s’investir dans la résilience des secteurs où l’entreprise est implantée, la durabilité des projets qu’elle finance, l’utilité pour ses clients dans le long terme et le partage de la valeur créée, avec un attention particulière accordée à la qualité et l’efficacité.

Prix

Un prix clair et sans frais caché à 0,6 euro par appel reçu quelque soit la durée d’appel et son objet. Toutes les options supplémentaires sont aussi comprises dans ce prix ( agenda ..). Recourir à Préposé permet aussi d’optimiser votre masse salariale, de diminuer vos charges sociales.

Intérêt clients

Le succès réside dans la capacité à être le partenaire privilégié et préféré de nos clients. Pour mériter leur confiance, nous agissons de sorte à protéger leurs intérêts tout en respectant toutes les lois et la réglementation en vigueur. Nous communiquons avec nos clients de manière transparente et honnête et ils doivent également avoir l’assurance que les produits et services proposés constituent le choix le plus approprié pour leurs besoins et leurs objectifs.

Culture d’entreprise

La culture d’entreprise de Préposé s’appuie sur le savoir-faire de nos collaborateurs, sur leur capacité à entreprendre et à relever les défis. Elle repose également sur un management des équipes fondé sur les valeurs de respect, de confiance et d’équité.

Préposé

Toujours connecté

Pour nous contacter rapidement :

Téléphone : 05 87 08 26 09

Lundi au samedi de 8 à 20 h

Profitez de notre offre d’essai ici !

10 jours pour tester nos services

Formulaire pour toute demande

Délai de réponse moyen : 20 minutes

Tous les détails par thèmes et par professions ci-dessous :

Choisissez :Tarifs : 0,6 cent par appel Facturation Offre d’essai 10 jours Comment ça marche ?

Un tarif clair intelligent unique pour vous

0, 6 euro
Mise en place rapide
Appel illimité de vos clients, patients et prospects 24/24
Accès illimité compte client ( agenda, facturation, statistique, enregistrement …)
Confirmation par email des messages
Consignes et instructions
Temps de décroché appel inférieur à 3 sonneries
Point régulier avec votre secrétaire
Aucun engagement de durée
Synchronisation Google, Outlook Agenda illimité
Support, assistance illimitée 24/24 h

par appel comprend :
✓ Inclus
✓ Inclus
✓ Inclus
✓ Inclus
✓ Inclus
✓ Inclus
✓ Inclus
✓ Inclus
✓ Inclus
✓ Inclus

Le logiciel de facturation est conçu pour vous faire gagner du temps. Que vous soyez en profession libérale ou chef d’entreprise, le module de facturation automatisé représente un gain de temps considérable pour vous en vous permettant de gérer vous-même vos factures. Ce module est inclus gratuitement.

Facturation automatique : le logiciel comptabilise automatiquement tous les appels de clients et vos prospects et les factures se génèrent automatiquement à la fin du mois.

Cliquez pour agrandir

Profitez de notre offre d’essai ici !

Offre d’essai de 10 jours – le formulaire :

Testez dès aujourd’hui et gratuitement pendant 10 jours notre efficacité et qualité ! Toutes nos secrétaires sont expérimentées et formées pour que vos appels soient traités professionnellement conformément à vos exigences.

Vous pouvez parler à votre nouvelle secrétaire personnelle à distance en 3 étapes simples :

Pour procéder au test en ligne, merci de remplir le formulaire.
Après avoir cliqué sur « Envoyer » vous recevrez votre numéro de téléphone Préposé sous quelques minutes qui vous permettra de découvrir notre service de secrétariat externalisé.
Appelez ce numéro en tant que client de votre propre entreprise et votre secrétaire répondra à l’appel selon les instructions que vous aurez donné.

Ensuite, chaque fois que vous ne souhaitez pas prendre vos appels personnellement, faites un simple transfert d’appel sur votre numéro de téléphone Préposé. Cela est possible avec tous les téléphones, vous n’avez besoin d’aucune connaissance technique particulière. Notre service clientèle peut vous aider à activer le transfert d’appel.

Le transfert d’appel par opérateur :

Orange

Première méthode :
– Activer le transfert : décrochez le téléphone puis tapez : *21*le_numéro_de_transfert#.
– Désactiver le transfert : Décrochez le téléphone puis tapez : #21#.
– Connaître le statut de votre renvoi d’appels : Décrochez le téléphone puis tapez : *#21#

Seconde méthode :
Vous pouvez également appeler le 3000 et vous laisser guide

SFR

Première méthode :
– Activer le transfert : décrochez le téléphone puis tapez : *21*le_numéro_de_transfert#.
– Désactiver le transfert : Décrochez le téléphone puis tapez : #21#.
– Connaître le statut de votre renvoi d’appels : Décrochez le téléphone puis tapez : *#21#

Seconde méthode :
Vous pouvez également vous rendre sur votre espace client SFR et cliquer sur l’onglet Renvoi d’appel.

Bouygues Télécom

Première méthode :
– Activer le transfert : décrochez le téléphone puis tapez : *21*le_numéro_de_transfert#.
– Désactiver le transfert : Décrochez le téléphone puis tapez : #21#.
– Connaître le statut de votre renvoi d’appels : Décrochez le téléphone puis tapez : *#21#

Seconde méthode :
Vous pouvez également vous rendre sur votre espace client Bouygues Télécom et cliquer sur l’onglet Renvoi d’appel.

FREE

– Activer le transfert : décrochez le téléphone puis tapez : *21*le_numéro_de_transfert#.
– Désactiver le transfert : Décrochez le téléphone puis tapez : #21#.
– Connaître le statut de votre renvoi d’appels : Décrochez le téléphone puis tapez : *#21#

Vos instructions pour la gestion des appels
Dites-nous comment votre secrétaire à distance personnelle doit répondre au téléphone, par exemple: «Bonjour, Société ZZ. Comment puis-je vous aider? ». « Mr Martin n’est pas disponible pour le moment, il est en réunion »
Un simple transfert d’appel
Chaque fois que vous ne souhaitez pas prendre vos appels personnellement, faites un simple transfert d’appel sur votre secrétariat à distance Préposé. Notre service clientèle peut vous aider à activer le transfert d’appel.
Accueil de vos clients, prospects ou patients au téléphone et gestion d’agenda
Les appels entrants sont maintenant traités par votre secrétaire à distance selon vos instructions. Votre secrétaire note le nom de l’appelant, le numéro de rappel et l’objet de l’appel du correspondant mais peut également prendre des rendez-vous via votre agenda ou prendre des commandes simples.
Information immédiate par e-mail ou SMS
Immédiatement après l’appel, un compte rendu fidèle à la conversation est déposé par mail dans votre messagerie Préposé, sur votre mail ou est envoyé par SMS. Vous consultez vos messages et rendez-vous depuis votre pc ou votre smartphone.

( l’option SMS est une options supplémentaire à 0.06 centime l’envoi )

Informations pour le transfert d’appel :

Orange

Première méthode :
– Activer le transfert : décrochez le téléphone puis tapez : *21*le_numéro_de_transfert#.
– Désactiver le transfert : Décrochez le téléphone puis tapez : #21#.
– Connaître le statut de votre renvoi d’appels : Décrochez le téléphone puis tapez : *#21#

Seconde méthode :
Vous pouvez également appeler le 3000 et vous laisser guide

SFR

Première méthode :
– Activer le transfert : décrochez le téléphone puis tapez : *21*le_numéro_de_transfert#.
– Désactiver le transfert : Décrochez le téléphone puis tapez : #21#.
– Connaître le statut de votre renvoi d’appels : Décrochez le téléphone puis tapez : *#21#

Seconde méthode :
Vous pouvez également vous rendre sur votre espace client SFR et cliquer sur l’onglet Renvoi d’appel.

Bouygues Télécom

Première méthode :
– Activer le transfert : décrochez le téléphone puis tapez : *21*le_numéro_de_transfert#.
– Désactiver le transfert : Décrochez le téléphone puis tapez : #21#.
– Connaître le statut de votre renvoi d’appels : Décrochez le téléphone puis tapez : *#21#

Seconde méthode :
Vous pouvez également vous rendre sur votre espace client Bouygues Télécom et cliquer sur l’onglet Renvoi d’appel.

FREE

– Activer le transfert : décrochez le téléphone puis tapez : *21*le_numéro_de_transfert#.
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Votre assistante disponible sur tout support ! 24/24 h

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Choisissez :Avocats Médecins Artisans Chefs d’entreprise

PRÉPOSÉ A SU RESTER LE N° 1 FRANÇAIS DE L‘ACCUEIL TÉLÉPHONIQUE DE QUALITÉ POUR LES CABINETS D’AVOCATS.

TYPOLOGIE DU MONDE DES AVOCATS UTILISANT LE TÉLÉSECRÉTARIAT PRÉPOSÉ

Droit pénal

Droit des personnes

Droit des sociétés

Droit commercial

Droit fiscal

Droit social

Droit des relations internationales

Droit immobilier

Droit rural

Droit de l’environnement

Droit public

Droit de la propriété intellectuelle

Droit économique

Droit des mesures d’exécution

Droit communautaire

NOS CLIENTS AVOCATS NOUS SOLLICITENT AUSSI POUR :

LA GESTION DU RPVA
LA GESTION ADMINISTRATIVE
LA PRÉPARATION DES DOSSIERS DE PLAIDOIRIE
LA FRAPPE D’ACTES OU DE COURRIERS
LA RELANCE DES HONORAIRES IMPAYÉS
LA GESTION OCR DES DOCUMENTS JURIDIQUES
FIDÉLISER VOTRE CLIENTÈLE
PROPOSER DE NOUVEAUX SERVICES
ATTIRER DE NOUVEAUX COLLABORATEURS
INFORMER EN INTERNE

PÉRENNISER VOTRE IMAGE DE MARQUE
CONTINUER SUR LA RIGUEUR
GÉRER UN MAUVAIS CLIENT
RÉPONDRE AUX REQUÊTES SPÉCIALES DE CLIENTS
TRAITER LES SOLLICITATIONS DE DERNIÈRE MINUTE
PRIORISER VOS RENDEZ-VOUS
ARRÊTER D’ÊTRE INTERROMPU
TRAITER LES APPELS PENDANT LES AUDIENCES
GÉRER L’INFORMATION
SUIVRE VOTRE INTENSITÉ DE TRAVAIL

SE CONFORMER À VOS INSTRUCTIONS
L’ESPACE SÉCURISÉ TRANSFERT D’INFORMATIONS
LA CONNAISSANCE DU VOCABULAIRE JURIDIQUE
LA CONNAISSANCE DES HABITUDES DE TRAVAIL DES AVOCATS
VOUS CONCENTRER SUR VOTRE MÉTIER
AVOIR UNE VIE PERSONNELLE
DÉLÉGUER AUTANT QUE POSSIBLE
L’ASTREINTE JURIDIQUE ET PÉNALE
L’ACCUEIL BILINGUE JURIDIQUE
LE SERVICE TÉLÉPHONIQUE APPELS INTERNATIONAUX

L’ACCUEIL TÉLÉPHONIQUE AU SERVICE DES PROFESSIONNELS JURIDIQUES

Préposé a conçu un service de secrétariat à distance spécialement adapté aux avocats qui améliore la communication avec les clients du cabinet.

Que vous receviez vos clients à votre cabinet ou que vous deviez vous rendre au tribunal pour une audience, Préposé vous propose son service de permanence téléphonique qui vous assure une réponse immédiate à chacun de vos appels entrants quelque soit le motif et la durée de votre absence.

Grâce à nos équipes formées aux exigences des métiers juridiques, nous vous garantissons une prise de messages et de rendez-vous optimales, en adéquation avec le sérieux et la rigueur que nécessite le métier d’avocat.

Les télésecrétaires de Préposé s’occuperont des clients de votre cabinet juridique comme le ferait votre propre secrétaire personnelle. Lorsqu’elles répondront à un appel, nos télésecrétaires se présenteront au nom de votre cabinet et sauront précisément répondre à vos clients.

Conformément à vos instructions, elles expliqueront que l’avocat est au tribunal ou en rendez-vous clientèle. Elles noteront les coordonnées de l’appelant et ses références client. Elles pourront aussi fixer des rendez-vous selon vos disponibilités, directement dans votre agenda en ligne.

Pour pérenniser une image rassurante et dynamique auprès de vos clients, optez pour un accueil téléphonique de qualité, révélateur de l’efficacité de votre cabinet d’avocat.

NOTRE TÉLÉSECRÉTAIRE ET VOTRE SECRÉTAIRE : DES RÔLES COMPLÉMENTAIRES

Nos télésecrétaires ne gèrent pas que vos appels téléphoniques, elles peuvent également assumer des tâches plus complexes ou délicates. En effet, notre service est complémentaire avec les missions de votre secrétaire juridique personnelle. Les collaborateurs de votre cabinet pourront alors se concentrer sur leurs missions, sans être interrompus par des appels téléphoniques.

Préposé vous offre ainsi une meilleure façon d’employer du personnel de secrétariat dans votre cabinet. Tandis que la secrétaire juridique de votre bureau gère les correspondances, organise les dossiers et les factures, la télésecrétaire Préposé se charge des appels téléphoniques et met à jour vos rendez-vous.

Plusieurs centaines de vos confrères confient à Préposé la réception de leurs appels et gestion d’agenda

Ils apprécient l’immédiateté de la réponse téléphonique et la disponibilité de nos télésecrétaires parfaitement familiarisées avec la terminologie et la spécificité de l’activité juridique.

En tant que professionnels du secteur juridique vous avez des contraintes de temps, de disponibilité et de confidentialité. Autant de problématiques prises en charge avec la solution de permanence téléphonique proposée par Préposé.

Vos clients sont exigeants – Perdre un appel, c’est souvent perdre une affaire !

Si vous avez plusieurs affaires en cours, votre client, lui, n’en a qu’une seule et elle occupe toute son attention. Il a besoin de vous. Il a besoin vos réponses, il ne peut pas attendre. Son premier réflexe est donc de vous téléphoner à la moindre question. Tomber sur votre répondeur téléphonique ou sur une ligne qui ne répond pas est très anxiogène.

Lorsqu’ils sont absents (en vacances ou en arrêt maladie, par exemple), de nombreux avocats utilisent un répondeur téléphonique. Une voix pré-enregistrée invite alors le client à rappeler pendant les heures d’ouverture du cabinet. Pourtant, même si le répondeur semble pratique, toutes les études montrent que 82% des appelants raccrochent sans laisser de message, préférant parler à une personne plutôt qu’à une machine. Potentiellement : un appel manqué signifie un client manqué.

Externalisez votre accueil téléphonique pour plus de sérénité

Faire appel à notre permanence téléphonique, c’est avant tout répondre au besoin relationnel de vos clients et désamorcer les mécontentements avant qu’ils n’apparaissent. Externaliser son accueil téléphonique, c’est aussi garder des plages de tranquillité pour avancer sur vos dossiers et gérer vos rendez-vous sans être dérangé. Faire appel à Préposé, c’est faire le choix de la qualité.

Nos télésecrétaires juridiques peuvent aussi gérer votre agenda professionnel

En effet, Préposé met à votre disposition une gestion d’agenda, tout en vous laissant l’entière liberté de décider de ses modalités. De façon constante ou ponctuelle, à partir d’un agenda personnel ou d’une solution fournie par vos soins, nous assurons vos prises de messages et de rendez-vous dans le respect de vos instructions.

OFFREZ A VOS PATIENTS UN ACCUEIL TÉLÉPHONIQUE MÉMORABLE

PRÉPOSÉ A SU RESTER LE N° 1 FRANÇAIS DE L‘ACCUEIL TÉLÉPHONIQUE DE QUALITÉ POUR LES MÉDECINS

TYPOLOGIE DU CORPS MÉDICAL UTILISANT LE TÉLÉSECRÉTARIAT PRÉPOSE

Médecin généraliste

Pédiatre

Ophtalmologue

Dentiste

Psychiatre

Gynécologue

Dermatologue

Radiologue

Pneumologue

Chirurgien

Pédicure

NOS CLIENTS MÉDECINS NOUS SOLLICITENT AUSSI POUR :

ASTREINTES
URGENCES MÉDICALES
ACCUEIL DES REPRÉSENTANTS DE L’ASSURANCE MALADIE
DISCRÉTION
LA RELANCE DES HONORAIRES IMPAYÉS
CMU
FIDÉLISER LA PATIENTÈLE
PROPOSER DE NOUVEAUX SERVICES
ATTIRER DE NOUVEAUX COLLABORATEURS
INFORMER EN INTERNE

PÉRENNISER VOTRE IMAGE DE MARQUE
CONTINUER SUR LA RIGUEUR
LÉGISLATION MÉDICALE
RÉPONDRE AUX REQUÊTES SPÉCIALES DE PATIENTS
TRAITER LES SOLLICITATIONS DE DERNIÈRE MINUTE
PRIORISER VOS RENDEZ-VOUS
ARRÊTER D’ÊTRE INTERROMPU
TRAITER LES APPELS PENDANT LES AUDIENCES
VACATIONS
LECTURE DE JOURNAUX OU ARTICLES MÉDICAUX

SE CONFORMER À VOS INSTRUCTIONS
ESPACE SÉCURISÉ TRANSFERT D’INFORMATIONS
GARDES
CONNAISSANCE DES HABITUDES DE TRAVAIL DES MÉDECINS
ACCUEIL DES VISITEURS MÉDICAUX
EXERCICE EN ÉTABLISSEMENT PRIVE
DÉLÉGUER AUTANT QUE POSSIBLE
OPCA-CL
RELATION AVEC LE SECTEUR PARAMÉDICAL
RAPPEL DES RENDEZ-VOUS PAR SMS

PRÉPOSÉ S’ENGAGE SUR LA QUALITÉ DE SES PRESTATIONS DE SECRÉTARIAT MÉDICAL À DISTANCE

Travailler en confiance avec son télésecrétariat est un impératif pour un cabinet médical. C’est pourquoi Préposé s’impose des règles de recrutement et de formation très strictes

Le recrutement de nos standardistes médicales

Puisque la secrétaire à distance incarne votre cabinet médical au moment de l’entretien téléphonique, elle doit faire preuve de professionnalisme, courtoisie, d’empathie, et d’une grande aisance relationnelle.
L’orthographe revêt une importance considérable lorsqu’il s’agit de rédiger courriers et comptes rendus médicaux. C’est pourquoi, Préposé exige de ses secrétaires médicales une parfaite maîtrise du français, à l’oral comme à l’écrit.

Avant d’entrer en fonction, nos télésecrétaires sont formées aux spécificités médicales.

Au-delà, d’un tronc de formation initiale sur l’expression orale et écrite, les télésecrétaires sont formées aux spécificités médicales, leur permettant notamment de discerner les situations d’urgence.

Les formations au traitement des appels et à la prise des rendez-vous en ligne comprennent la familiarisation à l’utilisation des outils et les simulations.

Afin de devenir télésecrétaire médicale, elles sont formées sur :

les spécialités médicales et sur le vocabulaire adapté à chaque spécialité
l’environnement médical français

Les tâches d’une secrétaire médicale sont nombreuses et doivent répondre aux attentes des praticiens comme des patients.

Une attention toute particulière est portée sur leur capacité de réaction. Elles sont spécialement formées pour discerner les situations d’urgence et peuvent transférer l’appel au médecin pour un traitement prioritaire.

Le respect des consignes est le second axe prioritaire de cette mise en situation. Les télésecrétaires gèrent les appels du cabinet au nom du médecin, selon des consignes définies à l’avance. Au final, elles ont bien conscience de véhiculer l’image du professionnel de santé.

PROFITEZ DE L‘EXPÉRIENCE D’UNE ENTREPRISE RECONNUE POUR LA QUALITÉ DE SA RELATION CLIENT À TRAVERS SON DÉPARTEMENT ENTIÈREMENT DÉDIÉ AU SECTEUR MÉDICAL.

Oubliez les temps creux dans votre agenda, Préposé optimise la gestion de vos disponibilités et vous libère des sollicitations répétées. Nos télésecrétaires médicales, conscientes des enjeux du secteur médical, font correspondre les demandes de consultations avec vos disponibilités pour organiser au mieux vos journées. Vous avez une visibilité instantanée sur les consultations à venir. Gagnez du temps en choisissant un partenaire qui vous ressemble !

Avec 98% des appels répondus en moins de 3 sonneries, offrez à vos patients la qualité de service qu’ils attendent.

L’accueil téléphonique au service des médecins :

Lorsque les médecins sont en consultation avec un patient, aussi bien au cabinet qu’à domicile, ils peuvent difficilement prendre leurs appels téléphoniques. Pourtant, les appelants ont souvent besoin d’une réponse rapide, que ce soit pour prendre rendez-vous, demander un renseignement ou exposer un problème. Un accueil téléphonique médical est alors indispensable.

Pour résoudre cela, Préposé a développé un service de secrétariat à distance (télésecrétariat) spécialement adapté aux médecins, qui améliore la communication avec leurs patients.

Les secrétaires de Préposé gèrent les appels des patients de votre cabinet médical, comme le ferait votre propre secrétaire médicale. Lorsqu’elles répondent à un appel, nos secrétaires se présentent en votre nom et savent précisément répondre à vos patients. Conformément à vos instructions, elles expliqueront que vous êtes en rendez-vous et noteront les coordonnées du patient et l’objet de son appel. Elles pourront même fixer des rendez-vous selon vos disponibilités, directement dans votre agenda en ligne.

Préposé garantit une accessibilité téléphonique optimale aux médecins et cabinets médicaux, même en dehors des heures de bureau classiques, quand la ligne est occupée ou lorsque tous les praticiens sont en rendez-vous. Nos secrétaires accueillent vos patients au téléphone, vous transfèrent les appels si besoin, gèrent vos calendriers de rendez-vous et transmettent les messages. En cas de changement de programme, vous pouvez aussi communiquer avec votre secrétaire en temps réel, via votre ordinateur ou votre Smartphone en lui donnant de nouvelles instructions.

PRÉPOSÉ A SU RESTER LE N° 1 FRANÇAIS DE L‘ACCUEIL TÉLÉPHONIQUE DE QUALITÉ POUR LES CABINETS MÉDICAUX

Maîtriser les règles fondamentales du secrétariat médical

Le métier de secrétaire médicale suppose la mise en œuvre de compétences clés : sens de l’organisation, aisance et rigueur dans le contact avec les patients, réactivité face à une urgence.

Quelle que soit l’expérience acquise, cette formation est un moment privilégié pour professionnaliser la pratique du métier. Le poste de secrétariat médical se trouve aujourd’hui face aux évolutions des structures, de réglementation, des mentalités et des habitudes de travail.

De nouvelles responsabilités font le jour, elles impliquent la nécessité de s’adapter aux éléments réglementaires nouveaux, aux évolutions des techniques, à l’exercice coordonné des professionnels tant au niveau de la structure qu’avec les autres acteurs du système de santé. Les demandes de la population et des patients évoluent également tant qualitativement que quantitativement.

CHEZ PRÉPOSÉ, PAS DE CONTRAINTE

Aucun engagement dans la durée, pas de dépôt de garantie et aucun abonnement.

Si Préposé est le leader français du télésecrétariat de qualité, c’est parce que notre démarche qualité est une composante essentielle de notre développement et que Préposé fut un des premiers acteurs du marché à s’orienter dans une démarche de certification qualité.

OFFREZ A VOS PROSPECTS ET CLIENTS UN ACCUEIL TÉLÉPHONIQUE MÉMORABLE

PRÉPOSÉ A SU RESTER LE N° 1 FRANÇAIS DE L‘ACCUEIL TÉLÉPHONIQUE DE QUALITÉ POUR LES ARTISANS

TYPOLOGIE DU MONDE DES ARTISANS UTILISANT LE TÉLÉSECRÉTARIAT PRÉPOSÉ

PLOMBIER

ÉLECTRICIEN

CHAUFFAGISTE

PEINTRE

SERRURIER

COUVREUR

PLÂTRIER

MENUISIER

CARRELEUR

CORDONNIER

BIJOUTIER

BOTTIER

COSTUMIER

CHAPELIER

COUTURIER

RETOUCHEUR

MAROQUINIER

L’ACCUEIL TÉLÉPHONIQUE AU SERVICE DES ARTISANS

Préposé a conçu un service de secrétariat à distance spécialement adapté aux artisans qui améliore la communication avec les clients de leur structure.

Que vous receviez vos clients dans votre entreprise ou que vous deviez vous rendre sur un chantier, Préposé vous propose son service de permanence téléphonique qui vous assure une réponse immédiate à chacun de vos appels entrants quelque soit le motif et la durée de votre absence.

Grâce à nos équipes formées aux exigences de votre métier, nous vous garantissons une prise de messages et de rendez-vous optimale, en adéquation avec le sérieux et la rigueur que nécessite votre profession.

Les télésecrétaires de Préposé s’occuperont des clients comme le ferait votre propre secrétaire personnelle. Lorsqu’elles répondront à un appel, nos télésecrétaires se présenteront au nom de votre entreprise et sauront précisément répondre à vos clients.

Conformément à vos instructions, elles expliqueront que vous êtes en rendez-vous clientèle. Elles noteront les coordonnées de l’appelant et ses références client. Elles pourront aussi fixer des rendez-vous selon vos disponibilités, directement dans votre agenda en ligne.

Pour pérenniser une image rassurante et dynamique auprès de vos clients, optez pour un accueil téléphonique de qualité, révélateur de l’efficacité de votre organisation.

Votre télésecrétaire Préposé est toujours disponible, vous ne perdez aucun appel ! Nous offrons à vos correspondants un accueil téléphonique irréprochable, tout en élargissant vos plages horaires de réception d’appels.

Quelle est la valeur ajoutée de Préposé ?

Préposé met son expertise du secteur artisanal au service de votre gestion d’appel.

Nous garantissons :

La flexibilité de la gestion des appels entrants : selon vos consignes, nous assumons tout ou partie de vos appels ; vous reprenez la main quand vous le souhaitez.
Un système éprouvé de transmission d’informations avec vous et une totale confidentialité avec vos clients. Nous valorisons votre image de marque et respectons scrupuleusement vos consignes.
Une offre sans engagement et totalement transparente. Nos clients économisent en moyenne 70% par rapport à une solution interne.

Un professionnalisme éprouvé par nos certifications.

Vos clients sont exigeants – Perdre un appel, c’est souvent perdre une affaire !

Si vous avez plusieurs affaires en cours, votre client, lui, n’en a qu’une seule et elle occupe toute son attention. Il a besoin de vous. Il a besoin vos réponses, il ne peut pas attendre. Son premier réflexe est donc de vous téléphoner à la moindre question. Tomber sur votre répondeur téléphonique ou sur une ligne qui ne répond pas est très anxiogène.

Lorsqu’ils sont absents (en vacances ou en arrêt maladie, par exemple), de nombreux artisans utilisent un répondeur téléphonique. Une voix préenregistrée invite alors le client à rappeler pendant les heures d’ouverture de l’entreprise. Pourtant, même si le répondeur semble pratique, toutes les études montrent que 82% des appelants raccrochent sans laisser de message, préférant parler à une personne plutôt qu’à une machine. Potentiellement : un appel manqué signifie un client manqué.

Externalisez votre accueil téléphonique pour plus de sérénité

Faire appel à notre permanence téléphonique, c’est avant tout répondre au besoin relationnel de vos clients et désamorcer les mécontentements avant qu’ils n’apparaissent. Externaliser son accueil téléphonique, c’est aussi garder des plages de tranquillité pour avancer sur vos dossiers et gérer vos rendez-vous sans être dérangé. Faire appel à Préposé, c’est faire le choix de la qualité.

Nos télésecrétaires peuvent aussi gérer votre agenda professionnel

En effet, Préposé met à votre disposition une gestion d’agenda, tout en vous laissant l’entière liberté de décider de ses modalités. De façon constante ou ponctuelle, à partir d’un agenda personnel ou d’une solution fournie par vos soins, nous assurons vos prises de messages et de rendez-vous dans le respect de vos instructions.

PRÉPOSÉ A SU RESTER LE N° 1 FRANÇAIS DE L‘ACCUEIL TÉLÉPHONIQUE DE QUALITÉ POUR LES ARTISANS

PLUSIEURS CENTAINES ARTISANS DE DIFFÉRENTS CORPS D’ÉTAT CONFIENT À PRÉPOSÉ LA RÉCEPTION DE LEURS APPELS.

Ils apprécient l’immédiateté de la réponse téléphonique et la disponibilité de nos télésecrétaires, parfaitement familiarisées avec la terminologie et la spécificité du monde artisan.

En tant que professionnels du secteur artisanale, vous avez des contraintes de temps, de disponibilité et de confidentialité. Autant de problématiques prises en charge avec la solution de permanence téléphonique proposée par Préposé.

Vous, artisan, êtes très pris par vos chantiers, vos clients veulent des réponses. A cela s’ajoute le volet administratif : les démarches administratives ne peuvent pas attendre. Comment vous dégager du temps tout en respectant vos échéances de chantier ?

La solution réside au cœur du problème : la prise en charge de votre secrétariat et de vos appels téléphoniques !

L’activité de votre entreprise vous entraîne continuellement sur plusieurs fronts ?

Choisir nos solutions, c‘est de vous permettre de focaliser votre attention sur votre clientèle tout en priorisant la qualité de l’échange en amont avec nos secrétaires spécialisées.

Secteurs d’activité utilisant le Télésecrétariat Préposé :

Commerce / Négoce / Distribution

Transports / Logistique

Édition / Communication / Multimédia

Services aux entreprises

BTP / Matériaux de construction

Services aux particuliers

Informatique / Télécoms

Banque / Assurance

Textile / Habillement / Chaussure

Études et conseils

Machines et équipements / Automobile

Électronique / Électricité

Agroalimentaire

Bois / Papier / Carton / Imprimerie

Chimie / Parachimie

Métallurgie / Travail du métal

Industrie pharmaceutique

Services des Secteurs d’activité utilisant le Télésecrétariat Préposé :

Administratif / Secrétariat

Juridique

Médical

Direction générale

Commercial / Ventes

Relations clients

Qualité

Service Après-vente

Logistique

Ressources humaines

Services généraux

Marketing

Recouvrement

Achats

Maintenance

Production

Environnement

Vous souhaitez pallier à une surcharge d’appels téléphoniques ? Préposé, spécialiste de la gestion d’appel téléphonique et de la relation client pour entreprise vous propose des solutions sur mesure pour la réception et la gestion de vos appels professionnels.

Hôtesses bilingues, accueil courtois et personnalisé, transfert instantané de vos messages via mail, SMS, réponse immédiate (en moins de 3 sonneries), disponibilité allant jusqu’à 24h/24 sont autant d’avantages que nous vous proposons par la gestion de votre standard téléphonique.

Vous pouvez donc solliciter nos services pour l’optimisation de votre trafic, la relève téléphonique ou l’externalisation totale de votre standard sans engagement de durée.

Ne vous laisser plus dépasser par les appels, ayez le réflexe de déléguer la gestion de votre standard téléphonique à Préposé.

L’externalisation de standard téléphonique fait partie des stratégies qu’adoptent les structures désirant gagner en flexibilité et en qualité d’accueil. Cette porte d’entrée pour de nombreux contacts implique une gestion rigoureuse pour s’adapter aux impératifs de l’activité et aux fluctuations d’appels.

Gérer un volume d’appel important voire incessant, pallier à une absence de personnel ou assurer une astreinte téléphonique cela de façon permanente ou ponctuelle.

Entièrement sur mesure et totalement personnalisables, les prestations téléphoniques de Préposé couvrent une multiplicité de situations tout en s’adaptant à la nature de votre spécialité professionnelle et à ses exigences.

Une solution simple et efficace pour ne plus perdre d’appels.

L’accueil téléphonique est un enjeu capital pour votre satisfaction client qui nécessite une attention particulière. Préposé prend le relais lorsque vous n’êtes pas disponible : nous réceptionnons vos appels et effectuons une prise de message pour vous transférer les informations en temps réel sur tous vos supports.

Ainsi vous ne perdez plus d’appels et vous pouvez vous recentrer pleinement sur votre activité. L’externalisation de cette activité vous permettra alors d’améliorer votre relation client tout en vous déchargeant des problématiques de flexibilité.

En tant que chef d’entreprise :

Vous devez répondre à plusieurs objectifs afin de ne passer à côté d’aucune possibilité. Il est primordial pour vous d’établir une relation de confiance avec vos clients, à qui vous devez répondre de manière rapide et efficace.

Toutefois, une problématique s’oppose à vous lorsque vous devez allier travail avec vos clients et procédures administratives. Prenons l’exemple d’un moment où vous vous trouvez en clientèle et où vous êtes donc dans l’incapacité d’assurer une permanence téléphonique. Si votre structure n’étant pas suffisamment conséquente, elle ne vous permet donc pas de bénéficier d’une secrétaire salariée. Cette situation peut vous porter défaut lorsque vos clients vous posent des impératifs. Tout manquement tel qu’un retard dans une évaluation de projet ou un appel raté risquerait d’offrir une occasion à vos confrères.

CHEZ PRÉPOSÉ, PAS DE CONTRAINTE

Aucun engagement dans la durée, pas de dépôt de garantie et aucun abonnement perçu d’avance.

Si Préposé est le leader français du télésecrétariat de qualité, c’est parce que notre démarche qualité est une composante essentielle de notre développement et que Préposé fut un des premiers acteurs du marché à s’orienter dans une démarche de certification qualité.

Le décroché est réalisé par une télésecrétaire formée à votre métier
Aucune attente n’a lieu après la prise d’appel

NOTRE TÉLÉSECRÉTAIRE ET VOTRE SECRÉTAIRE : DES RÔLES COMPLÉMENTAIRES

Nos télésecrétaires ne gèrent pas que vos appels téléphoniques, elles peuvent également assumer des tâches plus complexes ou délicates. En effet, notre service est complémentaire avec les missions de votre secrétaire personnelle. Les collaborateurs de votre entreprise pourront alors se concentrer sur leurs missions, sans être interrompus par des appels téléphoniques.

Préposé vous offre ainsi une meilleure façon d’employer du personnel de secrétariat dans votre structure. Tandis que la secrétaire de votre bureau gère les correspondances et organise les dossiers et les factures, la télésecrétaire se charge des appels téléphoniques et met à jour vos rendez-vous.

Le service client en 2018 : véritable moteur d’une entreprise

Disposer d’un service client performant devient un impératif pour toutes les entreprises. Pour cela, une réflexion initiale, des outils adaptés et une formation initiale sont indispensable.

Au-delà de la vente, l’objectif d’une entreprise est de faire adhérer sa clientèle à sa marque et ses valeurs pour la fidéliser dans le temps.

Le service client n’est plus réservé aux grandes entreprises. Les consommateurs attendent également de la part des TPE/ PME un service client de qualité. Le client a aujourd’hui besoin de plus d’attention qu’auparavant, et un bon service ou un bon produit ne le retiendra pas mais un bon service client oui ! Ne négligez pas cette partie de votre entreprise car miser sur un service client performant est aujourd’hui indispensable.

Gestion du Service Après-Vente

Les équipes de Préposé répondent aux appels engendrés par votre service après-vente en traitant les demandes les plus générales et en passant le relais à un niveau supérieur lorsque la situation le nécessite.

L’externalisation du service après-vente ne présente en aucun cas une perte du contrôle de votre relation client puisqu’au contraire, nos télésecrétaires sont guidés par les consignes de votre entreprise et de votre politique qualité. De plus, elles sont formées et prêtes à répondre et à s’adapter aux demandes des clients.

Le service de permanence téléphonique de Préposé est en mesure de traiter les appels de type hotline, SAV et se positionne comme une interface entre vous et vos clients. Vous bénéficiez ainsi d’un service de qualité, véhiculant l’image d’une société disposant d’un service après-vente sérieux et professionnel.

Externaliser sa relation client, permet aux entreprises de se décharger d’une lourde tâche, qui libère du temps pour se concentrer sur d’autres travaux comme le développement et le lancement de nouveaux produits.

Pour véhiculer une image positive et offrir un service client de qualité, l’externalisation du service après-vente est la solution.

En assurant une permanence téléphonique de votre service après-vente, les télésecrétaires de Préposé diagnostiquent et assistent vos clients à distance pour leur apporter efficacement la solution au problème rencontré.

Pour un service après-vente sur-mesure et qui répond aux attentes de vos clients, lorsque le problème est très spécifique ou qu’il nécessite des compétences poussées de votre domaine d’activité, la télésecrétaire transmet la demande à un spécialiste de votre équipe selon vos instructions (transmission directe de l’appel ou notification par SMS ou e-mail pour un rappel ultérieur).

Quelque soit l’appel, notre service vous envoie ensuite un rapport contenant la description du problème ainsi que le service concerné.

OFFREZ A VOS CLIENTS UN ACCUEIL TÉLÉPHONIQUE DE QUALITÉ

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