Permanence téléphonique et télésecrétariat pour Médecin

Nous offrons simplement le meilleur de la qualité en réception d’appel des fonctionnalités d’un agenda tarif du marché POUR LES CABINETS MÉDICAUX

L’ACCUEIL TÉLÉPHONIQUE AU SERVICE DES MÉDECINS

Oubliez les temps creux dans votre agenda, Préposé optimise la gestion de vos disponibilités et vous libère des sollicitations répétées de vos patients. Nos télésecrétaires médicales, conscientes des enjeux du secteur médical, font correspondre les demandes de consultations avec vos disponibilités pour organiser correctement vos journées. Vous voyez tout de suite les consultations à venir. Gagnez du temps en choisissant un partenaire qui vous ressemble ! Avec 98 % des appels répondus en moins de deux sonneries, offrez à vos patients la qualité de service qu’ils attendent.

Le service médical téléphonique.

Les médecins ont peu de temps pour répondre aux appels téléphoniques lorsqu’ils sont en consultation avec un patient, que ce soit dans leur cabinet ou à domicile. Pourtant, les appelants ont souvent besoin d’une réponse rapide, que ce soit pour prendre rendez-vous, demander un renseignement ou exposer un problème. Un service d’accueil téléphonique médical externalisé est donc essentiel. Afin de remédier à cela, Préposé a créé un service de secrétariat à distance (télésecrétariat) spécialement adapté aux médecins, permettant une meilleure communication avec leurs patients.

Les secrétaires de Préposé gèrent les appels des patients de votre cabinet médical, comme le ferait votre propre secrétaire médicale. Lorsqu’elles répondent à un appel, nos secrétaires se présentent en votre nom et savent précisément répondre à vos patients. Conformément à vos instructions, elles expliqueront que vous êtes en rendez-vous et noteront les coordonnées du patient et l’objet de son appel. Elles pourront même fixer des rendez-vous selon vos disponibilités, directement dans votre agenda en ligne.

Préposé garantit une accessibilité téléphonique totale aux médecins et cabinets médicaux, même en dehors des heures de bureau classiques, quand la ligne est occupée ou lorsque tous les praticiens sont en rendez-vous. Nos secrétaires accueillent vos patients au téléphone, vous transfèrent les appels, gèrent vos calendriers de rendez-vous et transmettent les messages. Vous pouvez aussi communiquer avec votre secrétaire en lui donnant de nouvelles instructions, en temps réel, avec votre ordinateur ou votre téléphone.

Quels bénéfices pour pour votre cabinet médical ?

Nous assurons :

Une flexibilité dans la gestion des appels entrants, en fonction de vos préférences : nous prenons en charge tout ou une partie de vos appels et vous pouvez reprendre la main à tout moment.
Une confidentialité totale avec vos patients et une méthode de transmission d’informations éprouvée avec vous. Nous travaillons pour valoriser votre image de marque et respectons rigoureusement vos instructions.
Une offre transparente et sans engagement.
Un professionnalisme reconnu par nos certifications.

Qualité des prestations de secrétariat médical à distance.

Afin de garantir une collaboration sereine entre votre cabinet médical et nos services, il est impératif que des règles strictes de recrutement et de formation soient appliquées. C’est la raison pour laquelle Préposé s’astreint à des règles de recrutement et de formation très rigoureuses.

Le recrutement de nos assistantes médicales :

Pour que l’échange téléphonique avec votre patient soit réussi, votre secrétaire fait preuve de professionnalisme, d’empathie, d’une grande courtoisie et d’une aisance relationnelle.
L’orthographe est très importante lorsqu’il s’agit de rédiger des courriers et des comptes rendus médicaux. C’est pourquoi, Préposé exige de ses secrétaires médicales une parfaite maîtrise des terminologies médicales, à l’oral comme à l’écrit.

Avant d’entrer en fonction, nos télésecrétaires sont formées aux spécificités médicales.

Au-delà, d’un tronc de formation initiale sur l’expression orale et écrite, les télésecrétaires sont formées aux spécificités médicales, leur permettant notamment de discerner les situations d’urgence.

Les formations au traitement des appels et à la prise des rendez-vous en ligne comprennent la familiarisation à l’utilisation des outils et les simulations.

Afin de devenir télésecrétaire médicale, elles sont formées sur :

Les spécialités médicales et sur le glossaire adaptés à chaque spécialité.
L’environnement médical français.

Les secrétaires médicales doivent être en mesure de répondre aux attentes des praticiens ainsi que des patients, car leurs tâches sont nombreuses et variées. Une attention particulière est accordée à leur capacité à réagir, puisqu’elles sont spécialement formées pour reconnaître les situations d’urgence et transférer les appels au médecin pour un traitement prioritaire. Le respect des consignes est un autre axe majeur de leur travail, parce que les télésecrétaires gèrent les appels du cabinet au nom du médecin en suivant des consignes préalablement définies. Enfin, elles ont une conscience aiguë de l’image et de la réputation du professionnel de santé qu’elles représentent.

Les qualités de nos secrétaires médicales comprennent :

Une bonne organisation : l’habileté de planifier, d’organiser et de hiérarchiser les tâches de manière efficace.
Une bonne communication : la compétence à communiquer efficacement avec les patients, les médecins et les autres membres de l’équipe médicale.
De l’empathie : la disposition à comprendre les besoins et les préoccupations des patients, et à y répondre de manière appropriée.
De la discrétion : la capacité à maintenir la confidentialité des informations médicales des patients.
De la réactivité : la possibilité à réagir rapidement et efficacement aux situations d’urgence.
De la connaissance de la terminologie médicale : une connaissance des termes et des concepts médicaux courants pour pouvoir comprendre les instructions des médecins et les informations des patients.
Des compétences informatiques : la capacité à utiliser des logiciels informatiques pour la gestion des dossiers médicaux et des rendez-vous.

PRÉPOSÉ : LE LEADER DE L’ACCUEIL TÉLÉPHONIQUE DE QUALITÉ POUR LES MÉDECINS

L’ACCUEIL TÉLÉPHONIQUE AU SERVICE DES PROFESSIONNELS DE SANTÉ

Votre intérêt : notre 1ere valeur

Une vraie valeur ajoutée pour votre accueil médical

Savoir-faire Qualité et Efficacité

Pour ne plus perdre d’appels patients

Un tarif unique et clair à partir de 0.6 euro

Sans aucune contrainte ni engagement

Un service après-vente 24/24

Nous maitrisons les règles fondamentales du secrétariat médical

Pour exercer le métier de secrétaire médicale, il est essentiel de faire preuve d’organisation, d’aisance avec les patients et de réactivité en cas d’urgence. Quelle que soit leur expérience, la formation est un moment crucial pour professionnaliser leur pratique.

Le poste de secrétariat médicale est confronté aujourd’hui à de nombreuses évolutions, qu’il s’agisse des structures, de la réglementation, des mentalités ou des habitudes de travail. De nouvelles responsabilités émergent, exigeant une adaptation constante aux évolutions techniques, réglementaires et à l’exercice coordonné des professionnels de santé.

Les demandes de la population et des patients évoluent également, tant sur le plan qualitatif que quantitatif. Nos télésecrétaires ne se limitent pas à gérer vos appels téléphoniques, mais peuvent par ailleurs prendre en charge des tâches plus complexes ou délicates. Notre service complète ainsi les missions de votre secrétaire actuelle, permettant aux collaborateurs de votre cabinet de se concentrer sur leurs tâches sans être interrompus par des appels téléphoniques.

Préposé propose une solution de secrétariat plus efficace pour votre cabinet médical. Tandis que votre secrétaire médicale actuelle s’occupe de la correspondance, de l’organisation des dossiers et des factures, notre télésecrétaire prend en charge les appels téléphoniques et actualise les rendez-vous.

AVEC NOUS, PAS DE CONTRAINTE

Aucun engagement dans la durée, pas de dépôt de garantie et aucun abonnement perçu d’avance.

Si Préposé est le leader français de la permanence téléphonique médicale de qualité, c’est parce que notre démarche qualité est une composante essentielle de notre développement et que Préposé fut un des premiers acteurs du marché à s’orienter dans une démarche de certification qualité.

Le décroché est réalisé par une télésecrétaire formée au métier des médecins.
Il n’y a pas d’attente après la prise d’appel.

Plusieurs de vos confrères confient à Préposé la réception de leurs appels.

Nos clients apprécient la promptitude de la réponse téléphonique ainsi que la disponibilité de nos télésecrétaires, parfaitement au fait de la terminologie et des spécificités de votre activité médicale.

En tant que professionnel du secteur médical, vous avez des contraintes de temps, de disponibilité et de confidentialité. Autant de problématiques prises en charge avec la solution de permanence téléphonique proposée par Préposé.

L’INTÉRÊT DE NOS CLIENTS

La 1 ère de nos valeurs depuis 15 ans

Le succès réside dans la capacité à être le partenaire privilégié et préféré de nos clients. Pour mériter la confiance de nos clients, il faut toujours agir de sorte à protéger leurs intérêts tout en respectant toutes les lois et la réglementation en vigueur. Pour y parvenir, la compréhension des besoins des clients est primordiale.
Il convient de communiquer avec eux de manière transparente et honnête et les clients doivent également avoir l’assurance que les produits et services proposés constituent le choix le plus approprié pour leurs besoins et leurs objectifs. Il faut toujours s’efforcer d’analyser l’intérêt de nos clients durablement. Si un client n’est pas satisfait de notre service, nous intervenons rapidement pour résoudre la situation.

Exigence

Maîtrise

Écoute

Confiance

Le savoir-faire Qualité et Efficacité

La satisfaction de votre patientèle et la vôtre.

Préposé, avec son ancrage et son histoire possède un ADN et une gouvernance qui la prédisposent à s’investir dans la résilience des secteurs médicaux où il est implanté, la durabilité des projets qu’il finance, l’utilité pour ses clients dans le long terme et le partage de la valeur créée, avec une attention particulière accordée à la qualité et l’efficacité.

100% des télésecrétaires

formées aux exigences des métiers médicaux.

12 indicateurs de satisfaction client

analysés quotidiennement

Votre cabinet médical vous entraine souvent sur plusieurs choses à faire ?

Pourquoi choisir Préposé en 2023 en tant que médecin ?

Vos appels

Ils sont terminés les appels manqués parce que vous étiez trop occupé pour décrocher. Votre télésecrétaire est présente à tout moment de 8h à 20h pour répondre à tous vos appels entrants et vous transférer les appels importants, selon vos consignes. Il est possible d’étendre la réception d’appels 24/24h. Les conversations sont enregistrées et vous sont envoyées sur simple demande.

Agenda

Optimisez chacune de vos journées avec votre AGENDA EN TEMPS RÉEL accessible sur tout support. Suite aux différents appels reçus, prises de rendez-vous, nous mettons à jour en temps réel votre agenda. Vous pourrez de votre côté le consulter avec votre smartphone ou ordinateur. De plus, votre messagerie instantanée et nos mails vous préviennent de l’objet des appels ( possibilité d’envoi par SMS ).

Qualité

Prix

Intérêt clients

Le succès réside dans la capacité à être le partenaire privilégié et préféré de nos clients. Pour mériter leur confiance, nous agissons de sorte à protéger leurs intérêts tout en respectant toutes les lois et la réglementation en vigueur. Nous communiquons avec nos clients de manière transparente et honnête et ils doivent également avoir l’assurance que les produits et services proposés constituent le choix le plus approprié pour leurs besoins et leurs objectifs.

Culture d’entreprise

Pour nous contacter rapidement :

Nos coordonnées :

Région Île de France : 01 84 88 75 77
Région Nord Ouest : 02 55 42 00 24
Région Nord Est : 03 67 47 01 10
Région Sud Est : 04 23 10 00 52
Région Sud Ouest : 05 32 92 00 08

Lundi au samedi de 8 à 20 h

Profitez de notre offre d’essai ici !

10 jours pour tester nos services

Formulaire pour toute demande

Délai de réponse moyen : 20 minutes

Foire aux questions Permanence Médicale

Je souhaite optimiser mon agenda en évitant les périodes creuses afin d’être plus efficace

Nos télésecrétaires assurent votre accueil téléphonique selon vos exigences et gérons les demandes de consultations sur notre interface web.

Je souhaite externaliser la gestion de mon standard pour étendre mes horaires de disponibilités et offrir une constance dans mon accueil téléphonique

Nos télésecrétaires répondent aux appels en votre nom du lundi au samedi, de 08h à 20h sans interruption. Nous prenons en charge la gestion de vos rendez-vous selon vos disponibilités et consignes.

Mon activité ne me permet pas d’embaucher une secrétaire dédiée. De plus je suis régulièrement en déplacement, donc indisponible

Activez notre service quand vous avez besoin d’assistance, nos télésecrétaires assurent votre accueil téléphonique en votre nom et gèrent les demandes de rendez-vous selon vos disponibilités et consignes.

Praticien spécialisé, je dois parfois traiter des situations d’urgence

En cas d’urgence nos télésecrétaires effectuent une mise en relation. Si vous êtes indisponible, elles réorientent votre patient vers les services d’urgence adéquats tout en réalisant une prise de message afin de vous en informer.

En tant que groupement de professionnels du médical, je souhaite mutualiser les coûts de fonctionnement de la structure

Nous réceptionnons les appels au nom du groupement, puis nous gérons les demandes de rendez-vous par praticien en fonction des consignes et disponibilités de chacun.

Je souhaite étendre les horaires du pôle de santé dans lequel je pratique afin d’offrir plus de disponibilités aux patients

Nous gérons l’accueil téléphonique et la demande de rendez-vous du pôle de santé du lundi au samedi de 08h à 20h sans interruption.

En période de forte activité, je souhaite ne plus perdre d’appels et distribuer les demandes de rendez-vous en croisant les disponibilités des praticiens

Nous répondons aux appels entrants quelle que soit l’importance du flux afin de gérer les demandes de rendez-vous selon les plages horaires définies de chaque praticien. En cas d’absence de l’un d’entre eux, nous pouvons proposer un rendez-vous selon vos exigences auprès d’un autre confrère.

La personne en charge de l’accueil téléphonique est déjà en ligne ou indisponible, vous souhaitez mettre en place une solution pour ne plus perdre d’appels

En fonction des disponibilités, l’appel est redirigé vers nos services. Nous répondons en votre nom et selon vos exigences du lundi au samedi de 08h à 20h sans interruption.

Je dois gérer les disponibilités des différents spécialistes de l‘hôpital qui sont parfois mobiles, j’ai besoin d’assistance pour administrer leurs rendez-vous

Nous réalisons l’accueil téléphonique de votre structure selon vos exigences. Nous nous chargeons de la gestion des rendez-vous selon les disponibilités et consignes des différents praticiens ou services de l’hôpital.

Vous cherchez à professionnaliser l’image de votre clinique

Nos télésecrétaires assurent votre accueil téléphonique selon nos méthodes éprouvées et en fonction de vos consignes pour une qualité de service optimale

TYPOLOGIE DU CORPS MÉDICAL UTILISANT LE TÉLÉSECRÉTARIAT PRÉPOSÉ EN 2023

Médecin généraliste

Pédiatre

Ophtalmologue

Dentiste

Psychiatre

Gynécologue

Dermatologue

Radiologue

Pneumologue

Chirurgien

Pédicure

Foire aux questions pour la téléconsultation médicale

Combien coûte la téléconsultation ?

Nous mettons gratuitement à la disposition de tous nos clients ce module de téléconsultation.

Quel est le matériel nécessaire ?

La téléconsultation fonctionne sur ordinateur et sur smartphone, tant pour le médecin que pour le patient.

Sur smartphone, il n’est pas nécessaire d’installer une application, tout se fait via le navigateur par défaut du smartphone (Safari sur les iPhone, Chrome sur les terminaux Android).

Évidemment, la téléconsultation ne pourra pas se faire si les deux participants n’ont pas une caméra et un micro sur leur appareil.

Pourquoi ne peut-on pas prendre un rendez-vous plus de 7 jours à l’avance ?

Lorsqu’il prend rendez-vous, le patient est invité à procéder au prépaiement de son rendez-vous.

Il s’agit en fait d’une empreinte faite sur sa carte correspondant au montant de la consultation.

Techniquement, une empreinte ne peut durer plus de sept jours. C’est la raison pour laquelle nous empêchons la prise de rendez-vous plus de sept jours à l’avance.

Comment les patients se font-ils rembourser leur téléconsultation ?

Tous les rendez-vous de téléconsultation devront être réglés à 100 % par les patients. Le médecin aura alors la possibilité de leur envoyer une feuille de soins via le compte Préposé des patients.

Cette feuille de soins devra être envoyée à l’organisme compétent (CPAM, MSA…) pour rembourser la consultation.

Les patients pourront-ils recevoir un arrêt de travail ?

Oui, depuis l’espace de téléconsultation, le médecin pourra envoyer un ou plusieurs documents qui seront alors transmis aux patients via un canal sécurisé.

Comment est géré l’argent ?

Lors du paiement, l’argent arrive sur les comptes de Préposé.

Ainsi, le patient verra apparaître le paiement sur ses relevés bancaires sous le nom « Préposé ».

Après quelques jours (le temps de traiter le paiement), l’argent est reversé sous forme de virement sur le compte bancaire du médecin.

C’est pourquoi il est indispensable que les médecins qui souhaitent utiliser la téléconsultation renseignent leurs coordonnées bancaires.

Durant la période de gratuité du module de téléconsultation, aucune commission n’est prélevée sur les paiements.

Peut-on annuler un rendez-vous ?

Oui, un rendez-vous de téléconsultation peut être annulé comme n’importe quel autre rendez-vous.

Il n’y a pas de conséquence pour lui, car il n’a rien payé.

Est-ce qu’un professionnel, non médecin, peut utiliser le module de téléconsultation ?

Oui, le module de téléconsultation peut être utilisé par n’importe quel professionnel de santé pour exercer son activité.

Que se passe-t-il s’il y a du retard ?

Si le patient a plus de quinze minutes de retard, il ne peut plus rejoindre la salle d’attente virtuelle. Il aura ainsi manqué son rendez-vous et ne sera pas facturé.

Si le médecin est en retard, le patient attendra dans la salle d’attente virtuelle.

Les données sont-elles sécurisées ?

Nous sommes en conformité avec les réglementations en vigueur, tant sur la protection des données des patients que sur le respect des règles conventionnelles et déontologiques (conforme CNIL, RGPD, HADS). L’ensemble de la solution est hébergé sur des serveurs en France qui répondent à toutes les normes de sécurité.

L’enregistrement des téléconsultations n’est pas effectué.

NOS CLIENTS MÉDECINS NOUS SOLLICITENT AUSSI POUR :

ASTREINTES
URGENCES MÉDICALES
ACCUEIL DES REPRÉSENTANTS DE L’ASSURANCE MALADIE
DISCRÉTION
LA RELANCE DES HONORAIRES IMPAYÉS
CMU
FIDÉLISER LA PATIENTÈLE
PROPOSER DE NOUVEAUX SERVICES
ATTIRER DE NOUVEAUX COLLABORATEURS
INFORMER EN INTERNE

PÉRENNISER VOTRE IMAGE DE MARQUE
CONTINUER SUR LA RIGUEUR
LÉGISLATION MÉDICALE
RÉPONDRE AUX REQUÊTES SPÉCIALES DE PATIENTS
TRAITER LES SOLLICITATIONS DE DERNIÈRE MINUTE
PRIORISER VOS RENDEZ-VOUS
ARRÊTER D’ÊTRE INTERROMPU
TRAITER LES APPELS PENDANT LES AUDIENCES
VACATIONS
LECTURE DE JOURNAUX OU ARTICLES MÉDICAUX

SE CONFORMER À VOS INSTRUCTIONS
ESPACE SÉCURISÉ TRANSFERT D’INFORMATIONS
GARDES
CONNAISSANCE DES HABITUDES DE TRAVAIL DES MÉDECINS
ACCUEIL DES VISITEURS MÉDICAUX
EXERCICE EN ÉTABLISSEMENT PRIVE
DÉLÉGUER AUTANT QUE POSSIBLE
OPCA-CL
RELATION AVEC LE SECTEUR PARAMÉDICAL
RAPPEL DES RENDEZ-VOUS PAR SMS

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La réception de vos appels patients en 2023

Votre télésecrétaire médicale est disponible à tout moment pour répondre à tous vos appels entrants, gérer votre agenda et vous transférer les appels importants, selon vos consignes.

Selon vos consignes

Rapports Email + SMS

24/7

Horaires étendus

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Optimisez chacune de vos journées en 2023

Agenda médical mise à jour en temps réel par vous et votre télésecrétaire, disponible sur tout support, 24 h/24.

Synchronisation avec Google Agenda, CalDAV (Thunderbird, Outlook, iCal), Doctolib et votre agenda actuel.

Un tarif unique et clair à partir de :

0.6 euro

par appel reçu
uniquement

Comprenant :

Gestion de vos appels 24h/7j
5 langues gérées ( Français, Anglais, Allemand, Espagnol et Italien ).
Agenda sur tout support
Solution de prise de rendez-vous par Internet
Gestion de vos consignes
Messagerie secrétariat
Support illimité
Sans engagement
Sans frais cachés
Télésecrétaires situées en France Métropolitaine

Exemple : 5 appels reçus par jour = 3 euros par jour à payer uniquement ( soit 5 * 0.6 ).