Permanence téléphonique et télésecrétariat pour Médecin

Nous offrons simplement le meilleur de la qualité en réception d’appel des fonctionnalités d’un agenda tarif du marché POUR LES CABINETS MÉDICAUX

L’ACCUEIL TÉLÉPHONIQUE AU SERVICE DES MÉDECINS

Oubliez les temps creux dans votre agenda, Préposé optimise la gestion de vos disponibilités et vous libère des sollicitations répétées de vos patients. Nos télésecrétaires médicales, conscientes des enjeux du secteur médical, font correspondre les demandes de consultations avec vos disponibilités pour organiser au mieux vos journées. Vous avez une visibilité instantanée sur les consultations à venir. Gagnez du temps en choisissant un partenaire qui vous ressemble ! Avec 98% des appels répondus en moins de 2 sonneries, offrez à vos patients la qualité de service qu’ils attendent.

L’accueil téléphonique au service des médecins :

Lorsque les médecins sont en consultation avec un patient, aussi bien au cabinet qu’à domicile, ils peuvent difficilement prendre leurs appels téléphoniques. Pourtant, les appelants ont souvent besoin d’une réponse rapide, que ce soit pour prendre rendez-vous, demander un renseignement ou exposer un problème. Un accueil téléphonique médical est alors indispensable. Pour résoudre cela, Préposé a développé un service de secrétariat à distance (télésecrétariat) spécialement adapté aux médecins, qui améliore la communication avec leurs patients.

Les secrétaires de Préposé gèrent les appels des patients de votre cabinet médical, comme le ferait votre propre secrétaire médicale. Lorsqu’elles répondent à un appel, nos secrétaires se présentent en votre nom et savent précisément répondre à vos patients. Conformément à vos instructions, elles expliqueront que vous êtes en rendez-vous et noteront les coordonnées du patient et l’objet de son appel. Elles pourront même fixer des rendez-vous selon vos disponibilités, directement dans votre agenda en ligne.

Préposé garantit une accessibilité téléphonique totale aux médecins et cabinets médicaux, même en dehors des heures de bureau classiques, quand la ligne est occupée ou lorsque tous les praticiens sont en rendez-vous. Nos secrétaires accueillent vos patients au téléphone, vous transfèrent les appels si besoin, gèrent vos calendriers de rendez-vous et transmettent les messages. En cas de changement de programme, vous pouvez aussi communiquer avec votre secrétaire en temps réel, via votre ordinateur ou votre Smartphone en lui donnant de nouvelles instructions.

Quelle est la valeur ajoutée de Préposé pour votre cabinet médical ?

Préposé met son expertise du secteur médical au service de votre gestion d’appel-patients.

Nous garantissons :

La flexibilité de la gestion des appels entrants : selon vos consignes, nous assumons tout ou partie de vos appels, vous reprenez la main quand vous le souhaitez.
Un système éprouvé de transmission d’informations avec vous et une totale confidentialité avec vos clients. Nous valorisons votre image de marque et respectons scrupuleusement vos consignes.
Une offre sans engagement et totalement transparente.
Un professionnalisme éprouvé par nos certifications.

Qualité des prestations de secrétariat médical à distance.

Travailler en confiance avec son télésecrétariat est un impératif pour un cabinet médical. C’est pourquoi Préposé s’impose des règles de recrutement et de formation très strictes

Le recrutement de nos standardistes médicales :

Puisque la secrétaire à distance incarne votre cabinet médical au moment de l’entretien téléphonique, elle doit faire preuve de professionnalisme, courtoisie, d’empathie, et d’une grande aisance relationnelle.
L’orthographe revêt une importance considérable lorsqu’il s’agit de rédiger courriers et comptes rendus médicaux. C’est pourquoi, Préposé exige de ses secrétaires médicales une parfaite maîtrise du français, à l’oral comme à l’écrit.

Avant d’entrer en fonction, nos télésecrétaires sont formées aux spécificités médicales.

Au-delà, d’un tronc de formation initiale sur l’expression orale et écrite, les télésecrétaires sont formées aux spécificités médicales, leur permettant notamment de discerner les situations d’urgence.

Les formations au traitement des appels et à la prise des rendez-vous en ligne comprennent la familiarisation à l’utilisation des outils et les simulations.

Afin de devenir télésecrétaire médicale, elles sont formées sur :

les spécialités médicales et sur le vocabulaire adapté à chaque spécialité
l’environnement médical français.

Les tâches d’une secrétaire médicale sont nombreuses et doivent répondre aux attentes des praticiens comme des patients. Une attention toute particulière est portée sur leur capacité de réaction. Elles sont spécialement formées pour discerner les situations d’urgence et peuvent transférer l’appel au médecin pour un traitement prioritaire. Le respect des consignes est le second axe prioritaire de cette mise en situation. Les télésecrétaires gèrent les appels du cabinet au nom du médecin, selon des consignes définies à l’avance. Au final, elles ont bien conscience de véhiculer l’image du professionnel de santé.

PRÉPOSÉ A SU RESTER LE LEADER DE L’ACCUEIL TÉLÉPHONIQUE DE QUALITÉ POUR LES MÉDECINS

L’ACCUEIL TÉLÉPHONIQUE AU SERVICE DES PROFESSIONNELS DE SANTÉ

Votre intérêt : notre 1ere valeur

Une vraie valeur ajoutée pour votre accueil médical

Savoir-faire Qualité et Efficacité

Pour ne plus perdre d’appels patients

Un tarif unique et clair à partir de 0.6 euro

Sans aucune contrainte ni engagement

Un service après-vente 24/24

Nous maitrisons les règles fondamentales du secrétariat médical

Le métier de secrétaire médicale suppose la mise en œuvre de compétences clés : sens de l’organisation, aisance et rigueur dans le contact avec les patients, réactivité face à une urgence. Quelle que soit l’expérience acquise, cette formation est un moment privilégié pour professionnaliser la pratique du métier. Le poste de secrétariat médical se trouve aujourd’hui face aux évolutions des structures, de réglementation, des mentalités et des habitudes de travail.

De nouvelles responsabilités font le jour, elles impliquent la nécessité de s’adapter aux éléments réglementaires nouveaux, aux évolutions des techniques, à l’exercice coordonné des professionnels tant au niveau de la structure qu’avec les autres acteurs du système de santé. Les demandes de la population et des patients évoluent également tant qualitativement que quantitativement.

Nos télésecrétaires ne gèrent pas que vos appels téléphoniques, elles peuvent également assumer des tâches plus complexes ou délicates. En effet, notre service est complémentaire avec les missions de votre secrétaire actuelle. Les collaborateurs de votre cabinet pourront alors se concentrer sur leurs missions, sans être interrompus par des appels téléphoniques.

Préposé vous offre ainsi une meilleure façon d’employer du personnel de secrétariat dans votre cabinet. Tandis que la secrétaire médicale de votre cabinet gère les correspondances et organise les dossiers et les factures, la télésecrétaire de Préposé se charge des appels téléphoniques et met à jour vos rendez-vous.

AVEC NOUS, PAS DE CONTRAINTE

Aucun engagement dans la durée, pas de dépôt de garantie et aucun abonnement perçu d’avance.

Si Préposé est le leader français de la permanence téléphonique médicale de qualité, c’est parce que notre démarche qualité est une composante essentielle de notre développement et que Préposé fut un des premiers acteurs du marché à s’orienter dans une démarche de certification qualité.

Le décroché est réalisé par une télésecrétaire formée au métier des médecins.
Aucune attente n’a lieu après la prise d’appel

Plusieurs de vos confrères confient à Préposé la réception de leurs appels.

Ils apprécient l’immédiateté de la réponse téléphonique et la disponibilité de nos télésecrétaires, parfaitement familiarisées avec la terminologie et la spécificité de votre activité médicale.

En tant que professionnels du secteur médical, vous avez des contraintes de temps, de disponibilité et de confidentialité. Autant de problématiques prises en charge avec la solution de permanence téléphonique proposée par Préposé.

L’INTÉRÊT DE NOS CLIENTS

La 1 ère de nos valeurs depuis 15 ans

Le succès réside dans la capacité à être le partenaire privilégié et préféré de nos clients. Pour mériter la confiance de nos clients, il faut toujours agir de sorte à protéger leurs intérêts tout en respectant toutes les lois et la réglementation en vigueur. Pour y parvenir, la compréhension des besoins des clients est primordiale.
Il convient de communiquer avec eux de manière transparente et honnête et les clients doivent également avoir l’assurance que les produits et services proposés constituent le choix le plus approprié pour leurs besoins et leurs objectifs. Il faut toujours s’efforcer de prendre en compte l’intérêt de nos clients à long terme. Si un client n’est pas satisfait de notre service, nous intervenons rapidement pour résoudre la situation.

Exigence

Maîtrise

Écoute

Confiance

Le savoir-faire Qualité et Efficacité

La satisfaction de votre patientèle et la vôtre.

Préposé, avec son ancrage et son histoire possède un ADN et une gouvernance qui le prédisposent à s’investir dans la résilience des secteurs médicaux où il est implanté, la durabilité des projets qu’il finance, l’utilité pour ses clients dans le long terme et le partage de la valeur créée, avec une attention particulière accordée à la qualité et l’efficacité.

100% des télésecrétaires

formées aux exigences des métiers médicaux.

12 indicateurs de satisfaction client

analysés quotidiennement

Pour qu’une entreprise atteigne la qualité totale, elle a deux approches :

Une approche systémique :

l’entreprise et sa gestion sont considérées comme des systèmes.

Une approche statistique :

par l’analyse du fonctionnement et des résultats de l’entreprise.

VOTRE PROFESSION MÉDICALE VOUS ENTRAÎNE CONTINUELLEMENT SUR PLUSIEURS FRONTS EN 2022 ?

Pourquoi choisir Préposé en 2022 en tant que médecin ?

Vos appels

Ils sont terminés les appels manqués parce que vous étiez trop occupé pour décrocher. Votre télésecrétaire est présente à tout moment de 8h à 20h pour répondre à tous vos appels entrants et vous transférer les appels importants, selon vos consignes. Il est possible d’étendre la réception d’appels 24/24h. Les conversations sont enregistrées et vous sont envoyées sur simple demande.

Agenda

Optimisez chacune de vos journées avec votre AGENDA EN TEMPS RÉEL accessible sur tout support. Suite aux différents appels reçus, prises de rendez-vous, nous mettons à jour en temps réel votre agenda. Vous pourrez de votre côté le consulter avec votre smartphone ou ordinateur. De plus, votre messagerie instantanée et nos mails vous préviennent de l’objet des appels ( possibilité d’envoi par SMS ).

Qualité

Prix

Intérêt clients

Le succès réside dans la capacité à être le partenaire privilégié et préféré de nos clients. Pour mériter leur confiance, nous agissons de sorte à protéger leurs intérêts tout en respectant toutes les lois et la réglementation en vigueur. Nous communiquons avec nos clients de manière transparente et honnête et ils doivent également avoir l’assurance que les produits et services proposés constituent le choix le plus approprié pour leurs besoins et leurs objectifs.

Culture d’entreprise

Pour nous contacter rapidement :

Nos coordonnées :

Région Île de France : 01 84 88 75 77
Région Nord Ouest : 02 55 42 00 24
Région Nord Est : 03 67 47 01 10
Région Sud Est : 04 23 10 00 52
Région Sud Ouest : 05 32 92 00 08

Lundi au samedi de 8 à 20 h

Profitez de notre offre d’essai ici !

10 jours pour tester nos services

Formulaire pour toute demande

Délai de réponse moyen : 20 minutes

Foire aux questions Permanence Médicale

Je souhaite optimiser mon agenda en évitant les périodes creuses afin d’être plus efficace

Nos télésecrétaires assurent votre accueil téléphonique selon vos exigences et gérons les demandes de consultations sur notre interface web.

Je souhaite externaliser la gestion de mon standard pour étendre mes horaires de disponibilités et offrir une constance dans mon accueil téléphonique

Nos télésecrétaires répondent aux appels en votre nom du lundi au samedi, de 08h à 20h sans interruption. Nous prenons en charge la gestion de vos rendez-vous selon vos disponibilités et consignes.

Mon activité ne me permet pas d’embaucher une secrétaire dédiée. De plus je suis régulièrement en déplacement, donc indisponible

Activez notre service quand vous avez besoin d’assistance, nos télésecrétaires assurent votre accueil téléphonique en votre nom et gèrent les demandes de rendez-vous selon vos disponibilités et consignes.

Praticien spécialisé, je dois parfois traiter des situations d’urgence

En cas d’urgence nos télésecrétaires effectuent une mise en relation. Si vous êtes indisponible, elles réorientent votre patient vers les services d’urgence adéquats tout en réalisant une prise de message afin de vous en informer.

En tant que groupement de professionnels du médical, je souhaite mutualiser les coûts de fonctionnement de la structure

Nous réceptionnons les appels au nom du groupement, puis nous gérons les demandes de rendez-vous par praticien en fonction des consignes et disponibilités de chacun.

Je souhaite étendre les horaires du pôle de santé dans lequel je pratique afin d’offrir plus de disponibilités aux patients

Nous gérons l’accueil téléphonique et la demande de rendez-vous du pôle de santé du lundi au samedi de 08h à 20h sans interruption.

En période de forte activité, je souhaite ne plus perdre d’appels et distribuer les demandes de rendez-vous en croisant les disponibilités des praticiens

Nous répondons aux appels entrants quelle que soit l’importance du flux afin de gérer les demandes de rendez-vous selon les plages horaires définies de chaque praticien. En cas d’absence de l’un d’entre eux, nous pouvons proposer un rendez-vous selon vos exigences auprès d’un autre confrère.

La personne en charge de l’accueil téléphonique est déjà en ligne ou indisponible, vous souhaitez mettre en place une solution pour ne plus perdre d’appels

En fonction des disponibilités, l’appel est redirigé vers nos services. Nous répondons en votre nom et selon vos exigences du lundi au samedi de 08h à 20h sans interruption.

Je dois gérer les disponibilités des différents spécialistes de l‘hôpital qui sont parfois mobiles, j’ai besoin d’assistance pour administrer leurs rendez-vous

Nous réalisons l’accueil téléphonique de votre structure selon vos exigences. Nous nous chargeons de la gestion des rendez-vous selon les disponibilités et consignes des différents praticiens ou services de l’hôpital.

Vous cherchez à professionnaliser l’image de votre clinique

Nos télésecrétaires assurent votre accueil téléphonique selon nos méthodes éprouvées et en fonction de vos consignes pour une qualité de service optimale

TYPOLOGIE DU CORPS MÉDICAL UTILISANT LE TÉLÉSECRÉTARIAT PRÉPOSÉ EN 2022

Médecin généraliste

Pédiatre

Ophtalmologue

Dentiste

Psychiatre

Gynécologue

Dermatologue

Radiologue

Pneumologue

Chirurgien

Pédicure

Foire aux questions TÉLÉCONSULTATION MÉDICALE PÉRIODE CORONAVIRUS

Combien coûte la téléconsultation ?

Durant la pandémie du COVID-19 qui touche durement la France, nous avons décidé de mettre gratuitement à disposition de tous nos clients ce module de téléconsultation.

Une offre payante sera ensuite proposée à ceux qui le souhaitent.

Tous les clients qui profitent de l’offre gratuite ne seront pas basculés sur l’offre payante sans leur consentement.

Quel est le matériel nécessaire ?

La téléconsultation fonctionne sur ordinateur et sur smartphone, tant pour le médecin que pour le patient.

Sur smartphone, il n’est pas nécessaire d’installer une application, tout se fait via le navigateur par défaut du smartphone (Safari sur les iPhone, Chrome sur les terminaux Android).

Évidemment, la téléconsultation ne pourra pas se faire si les deux participants n’ont pas une caméra et un micro sur leur appareil.

Pourquoi ne peut-on pas prendre un rendez-vous plus de 7 jours à l’avance ?

Lorsqu’il prend rendez-vous, le patient est invité à procéder au pré-paiement de son rendez-vous.

Il s’agit en fait d’une empreinte faite sur sa carte correspondant au montant de la consultation.

Techniquement, une empreinte ne peut durer plus de sept jours, c’est la raison pour laquelle nous empêchons la prise de rendez-vous plus de 7 jours à l’avance.

Comment les patients se font-ils rembourser leur téléconsultation ?

Dans la première version de notre solution de téléconsultation, il ne sera pas possible pour les patients de renseigner leur numéro de carte vitale et de bénéficier de la télétransmission.

Tous les rendez-vous de téléconsultation devront être réglés à 100 % par les patients. Le médecin aura alors la possibilité de leur faire parvenir une feuille de soins via le compte Préposé des patients.

Cette feuille de soins devra être envoyée à l’organisme compétent (CPAM, MSA…) pour un remboursement de la consultation.

Les patients pourront-ils recevoir un arrêt de travail ?

Oui, depuis l’espace de téléconsultation, le médecin pourra envoyer un ou plusieurs documents qui seront alors transmis aux patients via un canal sécurisé.

Comment est géré l’argent ?

Lors du paiement, l’argent arrive sur les comptes de Préposé.

Aussi, le patient verra apparaître le paiement sur ses relevés bancaires sous le nom “Préposé”.

Après quelques jours (le temps de traiter le paiement), l’argent est reversé sous forme de virement sur le compte bancaire du médecin.

C’est pourquoi il est indispensable que les médecins qui souhaitent utiliser la téléconsultation renseignent leurs coordonnées bancaires.

Durant la période de gratuité du module de téléconsultation, aucune commission n’est prélevée sur les paiements.

Peut-on annuler un rendez-vous ?

Oui, un rendez-vous de téléconsultation peut être annulé comme n’importe quel autre rendez-vous.

Puisque le patient n’a rien payé (seule une empreinte bancaire a été faite sur sa carte, l’argent n’a pas été débité), il n’y aucune conséquence pour lui.

Est-ce qu’un professionnel, non médecin, peut utiliser le module de téléconsultation ?

Oui, le module de téléconsultation peut être utilisé par n’importe quel professionnel pour exercer son activité.

Que se passe-t-il s’il y a du retard ?

Si le patient a plus de 60 minutes de retard, il ne peut plus rejoindre la salle d’attente virtuelle. Il aura alors perdu son rendez-vous et ne sera pas débité.

Si le médecin est en retard, le patient patientera dans la salle d’attente virtuelle.

Les données sont-elles sécurisées ?

Nous sommes en conformité avec les réglementations en vigueur, tant sur la protection des données des patients que sur le respect des règles conventionnelles et déontologiques (conforme CNIL, RGPD, HADS). L’ensemble de la solution est hébergé sur des serveurs en France qui répondent à toutes les normes de sécurité.

Les téléconsultations ne sont pas enregistrées.

NOS CLIENTS MÉDECINS NOUS SOLLICITENT AUSSI POUR :

ASTREINTES
URGENCES MÉDICALES
ACCUEIL DES REPRÉSENTANTS DE L’ASSURANCE MALADIE
DISCRÉTION
LA RELANCE DES HONORAIRES IMPAYÉS
CMU
FIDÉLISER LA PATIENTÈLE
PROPOSER DE NOUVEAUX SERVICES
ATTIRER DE NOUVEAUX COLLABORATEURS
INFORMER EN INTERNE

PÉRENNISER VOTRE IMAGE DE MARQUE
CONTINUER SUR LA RIGUEUR
LÉGISLATION MÉDICALE
RÉPONDRE AUX REQUÊTES SPÉCIALES DE PATIENTS
TRAITER LES SOLLICITATIONS DE DERNIÈRE MINUTE
PRIORISER VOS RENDEZ-VOUS
ARRÊTER D’ÊTRE INTERROMPU
TRAITER LES APPELS PENDANT LES AUDIENCES
VACATIONS
LECTURE DE JOURNAUX OU ARTICLES MÉDICAUX

SE CONFORMER À VOS INSTRUCTIONS
ESPACE SÉCURISÉ TRANSFERT D’INFORMATIONS
GARDES
CONNAISSANCE DES HABITUDES DE TRAVAIL DES MÉDECINS
ACCUEIL DES VISITEURS MÉDICAUX
EXERCICE EN ÉTABLISSEMENT PRIVE
DÉLÉGUER AUTANT QUE POSSIBLE
OPCA-CL
RELATION AVEC LE SECTEUR PARAMÉDICAL
RAPPEL DES RENDEZ-VOUS PAR SMS

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La réception de vos appels patients en 2022

Votre télésecrétaire médicale est présente à tout moment pour répondre à tous vos appels entrants, gérer votre agenda et vous transférer les appels importants, selon vos consignes.

Selon vos consignes

Rapports Email + SMS

24/7

Horaires étendus

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Optimisez chacune de vos journées en 2022

Agenda médical mise à jour en temps réel par vous et votre télésecrétaire, disponible sur tout support, 24 h/24.

Synchronisation avec Google Agenda, CalDAV (Thunderbird, Outlook, iCal), Doctolib et votre agenda actuel.

Un tarif unique et clair à partir de :

0.6 euro

par appel reçu
uniquement

Comprenant :

Gestion de vos appels 24h/7j
5 langues gérées ( Français, Anglais, Allemand, Espagnol et Italien ).
Agenda sur tout support
Solution de prise de rendez-vous par Internet
Gestion de vos consignes
Messagerie secrétariat
Support illimité
Sans engagement
Sans frais cachés
Télésecrétaires situées en France Métropolitaine

Exemple : 5 appels reçus par jour = 3 euros par jour à payer uniquement ( soit 5 * 0.6 ).