L’agenda de Préposé – son fonctionnement en 2024

Agenda partagé

L’agenda de Préposé possède une multitude de fonctionnalités dédiées à simplifier la gestion de rendez-vous pour les professions exigeantes. Préposé vous permet d’utiliser plusieurs agendas dans une même interface grâce au partage de données. Ces dernières sont stockées sur nos serveurs, ce qui garantit une accessibilité permanente. L’agenda peut être consultable et enrichi en temps réel. En quelques clics, nous pouvons paramétrer qui a accès à l’agenda et attribuer des fonctionnalités spécifiques pour vos collaborateurs. Par exemple, le docteur Martin a des identifiants pour accéder à son agenda, ainsi que son collègue le docteur Clavière qui travaille dans le même cabinet et la secrétaire sur place.

Grâce au système d’instructions, vos clients, vos patients peuvent facilement communiquer avec vous. Cet outil vous permet de gérer vos rendez-vous plus facilement en faisant apparaître une fenêtre pour vous avertir immédiatement d’une information importante :

  • Un éditeur intégré afin de mettre en forme les instructions et faire ressortir les informations importantes quand vous ouvrez le planning de l’agenda.
  • Intégration iframe ou HTML afin d’intégrer par exemple le plan d’accès Google Maps du cabinet du docteur.
  • Instruction popup qui apparaissent à l’ouverture du dossier. Quand on décroche l’appel du docteur Perrin, ses instructions s’affichent, de sorte à ne rater aucune information.
  • Instructions thématiques. Par exemple, vous avez la possibilité de faire une instruction pour les tarifs, une autre pour les informations concernant les laboratoires, une autre avec les réponses fréquentes, etc.

Grâce aux planning types, vous et nous pouvons construire votre semaine.

  • Un calendrier sur mesure. Les plannings types permettent de construire votre semaine type, selon vos habitudes de travail.
  • Jongler entre les semaines. Préposé vous permet de créer jusqu’à dix planning types et d’alterner facilement entre eux. Ainsi, vous pourrez par exemple créer un planning type pour les semaines A et un autre pour les semaines B.
  • Gestion des créneaux. Les créneaux sont les barres de couleur qui apparaissent sur le côté de l’agenda et qui indiquent quelles sont les disponibilités du docteur. Les créneaux sont personnalisables et entièrement modulables : vous pouvez définir une durée par défaut, une instruction et même une couleur.

Préposé vous donne la possibilité d’intégrer directement dans notre agenda des logiciels provenant d’autres éditeurs.

  • En remontée de fiche. Si vous utilisez un planning autre que celui de Préposé et que vous souhaitez continuer à vous en servir, nous pouvons intégrer votre planning de sorte à ce qu’il s’affiche.
  • Totale transparence pour vous : si vous avez pris vos habitudes sur votre logiciel ne sera pas forcé de changer de système, vous pourrez continuer à utiliser votre logiciel de manière transparente, sans jamais se connecter à l’agenda de Préposé.

Grâce aux scripts, nous pouvons gérer les clients et patients aux spécificités complexes. Le script permet de prendre l’appel et d’automatiser les réponses à apporter pour notre télésecrétaire.

  • Créer un algorithme de réponse. Les scripts sont une succession d’étapes qui s’affichent selon les demandes de l’appelant.
  • Personnalisation par client. Vous pouvez créer autant de scripts que vous le désirez, avec autant d’étapes que nécessaires. Ainsi, vous pourrez personnaliser client par client les scripts de réception d’appels.
  • Gain de temps et d’efficacité. Les scripts permettent aux téléconseillers de Préposé de n’oublier aucune question importante et de respecter un dialogue prédéfini.

Grâce à l’application de Préposé, emportez votre agenda partout avec vous. L’application vous permet à tout moment de visualiser votre planning, de gérer vos rendez-vous et d’accéder à votre messagerie et à vos contacts. L’application pour smartphone vous permettra également de visualiser les rendez-vous par jour, par semaine ou par mois.

L’application embarque également un outil de supervision pour vous permettre de manager votre interface Préposé à distance.

Le petit plus de notre application ? Celle-ci fonctionne aussi en mode déconnecté : ne laissez pas une panne réseau vous gâcher la vie !

Notre agenda est synchronisable avec les protocoles Google Agenda et CalDAV (Thunderbird, Outlook, iCal, etc.). Cette synchronisation est bilatérale, c’est-à-dire que si vous prenez un rendez-vous sur l’agenda Préposé, celui-ci sera automatiquement copié sur l’agenda synchronisé, et vice-versa. De la sorte, votre client n’utilise que l’agenda qu’il préfère et l’utilisation est transparente pour vous et pour lui.

Préposé vous permet de personnaliser pour chacun de vos clients-patients des messages de rappels et de confirmations de rendez-vous ainsi que d’automatiser leurs envois par mail et/ou SMS.

  • Planifiez à l’avance la date et l’heure d’envoi des rappels de rendez-vous.
  • Paramétrez des messages d’alertes pour vos clients lors de la modification ou la suppression d’un rendez-vous.
  • Retrouvez un historique de tous les messages envoyés depuis l’interface Préposé via l’outil de statistiques de l’interface.