Dans un monde où la communication instantanée est essentielle, la permanence téléphonique se révèle être un atout inestimable pour les entreprises, les indépendants et les médecins. Ce service, qui assure la réception et la gestion des appels à toute heure, apporte des avantages significatifs en termes de disponibilité, de professionnalisme et de gestion des urgences. Que ce soit pour améliorer le service client, maintenir une image professionnelle ou répondre efficacement aux besoins des patients, la permanence téléphonique s’impose comme une solution incontournable pour divers secteurs professionnels.

Amélioration du service client pour les entreprises.

Pour les entreprises, la permanence téléphonique joue un rôle crucial dans l’amélioration du service client. En assurant une réponse rapide et professionnelle à chaque appel, elle permet de réduire les temps d’attente et d’augmenter la satisfaction des clients. Une étude montre que 75% des clients considèrent la rapidité de réponse comme un facteur déterminant de leur satisfaction. De plus, la permanence téléphonique permet de gérer les appels en dehors des heures de bureau, assurant ainsi une disponibilité continue qui peut faire la différence dans un environnement commercial compétitif. Cette accessibilité accrue aide non seulement à fidéliser les clients existants, mais également à attirer de nouveaux prospects, renforçant ainsi la position de l’entreprise sur le marché.

 

Professionnalisme accru pour les indépendants.

Pour les indépendants, tels que les consultants, les artisans ou les freelances, la permanence téléphonique contribue grandement à leur image de professionnalisme. Souvent, ces professionnels travaillent seuls et ne peuvent pas répondre immédiatement à tous les appels en raison de leurs engagements sur le terrain ou de réunions. Disposer d’une permanence téléphonique garantit que chaque appel est traité avec soin, même en l’absence physique du professionnel. Cela crée une impression de fiabilité et de sérieux, des qualités essentielles pour attirer et conserver une clientèle fidèle. En outre, cela permet aux indépendants de se concentrer sur leur cœur de métier sans être constamment interrompus par le téléphone.

Gestion efficace des urgences pour les médecins.

Pour les médecins, la permanence téléphonique est non seulement un avantage, mais souvent une nécessité vitale. Elle permet de gérer efficacement les urgences médicales et les demandes de rendez-vous, garantissant que les patients reçoivent une réponse rapide, même en dehors des heures de consultation. Les services de permanence téléphonique médicale sont formés pour prioriser les appels en fonction de leur urgence, orientant ainsi les patients vers les soins appropriés en temps opportun. Cela non seulement améliore la qualité des soins prodigués, mais réduit également le stress des médecins, leur permettant de se concentrer sur les cas les plus critiques sans être submergés par des appels non urgents.

Conclusion.

En conclusion, la permanence téléphonique se révèle être un outil indispensable pour les entreprises, les indépendants et les médecins. En améliorant le service client, en renforçant l’image de professionnalisme et en assurant une gestion efficace des urgences, ce service répond aux besoins spécifiques de chaque secteur. Face à un environnement de plus en plus exigeant et compétitif, adopter une permanence téléphonique peut significativement contribuer à la croissance, à la réputation et à l’efficacité opérationnelle des professionnels. Ainsi, investir dans ce service constitue une stratégie judicieuse pour garantir une communication fluide et continue, indispensable à la réussite de toute activité professionnelle.

 

La société Préposé.

Depuis presque vingt ans, Préposé a centré ses services autour de l’accueil téléphonique et de l’externalisation du secrétariat. Pour assurer une efficacité optimale, toute entreprise doit être en mesure de répondre de manière continue à tous les appels, qu’ils proviennent de partenaires fidèles ou de simples prospects. Cependant, la disponibilité ne constitue pas la seule qualité d’un standard téléphonique. En effet, l’accueil doit également être professionnel et personnalisé afin de mettre en valeur le sérieux et les compétences de l’entreprise.

La permanence téléphonique est un métier à part entière. Trop souvent, des entreprises perdent des opportunités fructueuses en raison d’un standard trop détendu ou négligent.

La permanence téléphonique offre de nombreux avantages tant pour les professionnels que pour les entreprises.

Tout d’abord, l’un de ses principaux bénéfices est le gain de temps. En redirigeant les appels, les employés et les dirigeants peuvent se concentrer sur d’autres tâches importantes. Cela permet par ailleurs de rester concentré sans être constamment interrompu par des appels, favorisant ainsi la productivité. Dans certaines professions, comme le domaine médical, le fait de ne pas avoir à répondre au téléphone permet d’être totalement disponible pour les patients. De plus, la permanence téléphonique garantit une plus grande flexibilité en termes d’horaires. Il est possible de la mettre en place en dehors des heures d’ouverture habituelles de l’entreprise, même pendant les week-ends. Ainsi, aucun appel n’est perdu en cas d’indisponibilité.

Un autre avantage majeur de la permanence téléphonique réside dans les économies réalisées. En externalisant cette fonction, les charges liées à la création d’un service client interne sont évitées. Cela permet d’économiser sur l’embauche d’un assistant et sur les investissements matériels nécessaires. De plus, seuls les temps effectivement passés sont facturés.

Enfin, lorsque les appels sont pris en charge par des professionnels, leur disponibilité favorise une meilleure relation avec les clients et garantit leur fidélité. La réactivité de la réponse constitue également un atout attractif pour ces derniers.

 

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Pourquoi choisir Préposé pour la gestion de vos appels en 2024 ?

 

Grâce à votre secrétaire externalisée (à distance), vous ne manquerez plus jamais d’appels importants parce que vous êtes trop occupé pour répondre. Nous sommes disponibles à tout moment, de 8:00 à 20:00, pour répondre à tous vos appels entrants et transférer les appels essentiels selon vos instructions. De plus, nous pouvons étendre la réception d’appels à 24:00/24 et 7 j/7 pour répondre à vos besoins spécifiques. Vous pouvez ainsi rester concentré sur vos tâches principales en sachant que vos appels sont pris en charge de manière professionnelle et efficace.

Optimisez chacune de vos journées avec votre agenda connecté en temps réel accessible sur tout support. Suite aux différents appels reçus, prises de rendez-vous, nous actualisons immédiatement votre agenda. Vous pourrez de votre côté le consulter avec votre smartphone ou ordinateur. De plus, votre messagerie instantanée et nos mails vous préviennent de l’objet des appels (possibilité d’envoi par SMS).

Il est possible de mettre en place une synchronisation bilatérale entre votre agenda et Google Agenda. Cette synchronisation fonctionne dans les deux sens, c’est-à-dire que vous pouvez librement utiliser votre agenda ou Google Agenda, les rendez-vous apparaîtront des deux côtés.

L’application mobile disponible sur iOS & Android permet de consulter son agenda, sa messagerie et même le module de supervision pour consulter l’historique des appels reçus par votre secrétaire à distance.

Préposé, avec son ancrage et son histoire, possède un ADN et une gouvernance qui prédisposent à s’investir dans la résilience des secteurs où l’entreprise est implantée, la durabilité des projets qu’elle finance, l’utilité pour ses clients dans le long terme et le partage de la valeur créée, avec une attention particulière accordée à la qualité et l’efficacité.

Préposé utilise des outils technologiques de dernière génération afin d’en faire profiter vos clients comme : le pré décroché personnalisé, un codec de compression G.711 assurant un son cristallin pour obtenir une excellente qualité de voix HD, une personnalisation absolue (pré décroché, répondeur et musique d’attente par numéro), des numéros SDA premium (numéros géographiques français et étrangers ou mnémotechniques).

Un prix clair et sans frais caché à partir de 0,6 euro par appel reçu (en fonction du forfait choisi) quel que soit la durée d’appel et son objet. Toutes les options supplémentaires sont aussi comprises dans ce prix (agenda, envoi de message, musique personnalisée d’attente…). Recourir à Préposé permet aussi d’optimiser votre masse salariale, de diminuer vos charges sociales. Les factures qui se génèrent se trouvent dans votre application Préposé. En ayant paramétré le dernier jour du mois comme jour de facturation, les factures apparaîtront dans cet onglet le premier jour du mois suivant. Vous retrouverez alors les factures de tous vos comptes de facturation qui ont eu des consommations facturées.

 

• Accueil téléphonique externalisé de 8 h à 20 h du lundi au samedi avec possibilité d’augmentation sur demande jusqu’à 24 h/24 et 7 j/7.
• Envoi de vos messages transmis en temps réel par mail (SMS en option sur demande).
• Télésecrétaires situées en France.
• Messagerie personnalisée.
• Agenda professionnel disponible sur smartphone et ordinateur.
• Solution de prise de rendez-vous par Internet.
• Répondeur en cas de fermeture du secrétariat téléphonique.
• Synchronisation possible avec Google Agenda, CalDAV, Thunderbird, Outlook, iCal, Doctolib.
• Aucun engagement de durée , sans abonnement.
• Forfait Auto Ajustable.
• Hotline Technique de la Permanence Téléphonique ouverte 7 j/7 et 24 h/24.
• Cinq langues sont disponibles ( Français, Anglais, Allemand, Espagnol et Italien )

Comment fonctionne votre permanence téléphonique Préposé ?

Un client, un prospect, un patient, un partenaire vous appellent. Votre appel est transféré vers un numéro de téléphone dédié gratuit de Préposé qui vous est attribué.

La télésecrétaire identifie et qualifie la demande de l’appelant, prend le message avec saisie complète de ses coordonnées et de l’objet de l’appel ( suivant vos instructions ).

Vous recevez votre message en temps réel par email ou SMS.

Remarque rappel de rendez-vous : vous pouvez automatiser un SMS ou un mail de rappel pour chaque rendez-vous pris sur votre agenda. Les SMS et les mails utilisent des balises pour être personnalisés à chaque envoi.

Pour encadrer les rappels de rendez-vous, il faut se rendre dans l’onglet dans votre application Préposé.

Vous pouvez également utiliser la personnalisation des SMS ou mails de rappel afin de donner des informations complémentaires au contact.

Par exemple, vous indiquez le code de la porte d’entrée de votre immeuble ou encore le numéro de téléphone du secrétariat externalisé de Préposé.

Pourquoi choisir Préposé ?

 

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• Deux semaines d’essai offertes pour tester nos services.
• Un service après-vente disponible 7j/7 et 24h/24.
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• Nos services de secrétariat téléphonique à distance sont en France.

Permanence Téléphonique la plus performante des années 2022 et 2024.

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Préposé offre un service de télésecrétariat et de permanence téléphonique à distance destiné aux entreprises, artisans et professions libérales médicales et juridiques qui veulent offrir à leurs clients ou patients une permanence téléphonique performante. Nos secrétaires prennent en charge la réception de vos appels selon vos instructions et assurent la gestion de votre agenda. À la fin de chaque appel, nos secrétaires à distance vous transmettent les messages en temps réel par e-mail ou SMS, vous permettant ainsi de traiter les demandes de vos clients, patients et prospects. Nos points forts incluent un accueil téléphonique personnalisé, une réponse rapide, une permanence assurée 24h/24 et 7j/7, des réponses conformes à vos instructions, la prise de messages téléphoniques, la gestion d’agenda, la prise de rendez-vous en ligne, le traitement des urgences, un suivi qualité, une logistique et une assistance technique certifiée Microsoft. Notre outil flexible est compatible avec les PC, les Mac, les smartphones et les tablettes, et se synchronise avec Google Agenda, CalDAV (Thunderbird, Outlook, iCal), Doctolib et votre agenda actuel.

Nos centres de permanence téléphonique se situent en France sur les villes suivantes : Agen, Aix-en-Provence, Ajaccio, Amiens, Angers, Angoulême, Annecy, Avignon, Bayonne, Besançon, Béziers, Blois, Bordeaux, Boulogne-Billancourt, Bourges, Brest, Brive-la-Gaillarde, Caen, Calais, Cherbourg-Octeville, Cholet, Clermont-Ferrand, Courbevoie, Dijon, Evry, Grenoble, La Rochelle, Lille, Limoges, Lorient, Lyon, Marseille, Metz, Montpellier, Mulhouse, Nancy, Nanterre, Nantes, Nice, Nîmes, Niort, Orléans, Paris, Pau, Le Mans, Perpignan, Poitiers, Reims, Rennes, Rodez, Rouen, Saint-Etienne, Saint-Quentin, Strasbourg, Tarbes, Toulon, Toulouse, Tours, Troyes, Valence, Versailles, Villeurbanne.

Nos filiales de permanence téléphonique et d’activité d’agenda en ligne se situent à : Saint-Denis, Argenteuil, Montreuil, Tourcoing, Roubaix, Vitry-sur-Seine, Créteil, Dunkerque, Aubervilliers, Asnières-sur-Seine, Colombes, Aulnay-sous-Bois, Rueil-Malmaison, Champigny-sur-Marne, Saint-Maur-des-Fossés, Antibes, Cannes, Mérignac, Drancy, Colmar, Saint-Nazaire, Issy-les-Moulineaux, Évry-Courcouronnes, Noisy-le-Grand, Vénissieux, La-Seyne-sur-Mer, Cergy, Levallois-Perret, Quimper, Villeneuve-d’Ascq, Antony, Pessac, Clichy, Ivry-sur-Seine, Troyes, Neuilly-sur-Seine, Montauban, Chambéry, Niort, Sarcelles, Lorient, Beauvais, Le Blanc-Mesnil, Hyères, Épinay-sur-Seine, Villejuif, Pantin, Maisons-Alfort, Saint-Quentin, Meaux, Chelles, La Roche-sur-Yon, Cholet, Narbonne, Fontenay-sous-Bois, Vannes, Bondy, Fréjus, Arles, Sartrouville, Clamart, Bobigny, Corbeil-Essonnes, Sevran, Grasse, Massy, Cagnes-sur-Mer, Vincennes, Saint-Ouen-sur-Seine, Laval, Montrouge, Albi, Belfort, Évreux, Martigues, Suresnes, Vaulx-en-Velin, Charleville-Mézières, Gennevilliers, Saint-Herblain, Saint-Malo, Carcassonne, Saint-Priest, Salon-de-Provence, Chalon-sur-Saône, Rosny-sous-Bois, Meudon, Aubagne, Saint-Brieuc, Châlons-en-Champagne, Bastia, Puteaux, Livry-Gargan, Choisy-le-Roi, Châteauroux, Saint-Germain-en-Laye, Mantes-la-Jolie, Alfortville, Valenciennes, Sète, Noisy-le-Sec, Les Sables-d’Olonne, Istres, Caluire-et-Cuire, Talence, Garges-lès-Gonesse, La Courneuve, Angoulême, Boulogne-sur-Mer, Le Cannet, Bourg-en-Bresse, Wattrelos, Castres, Thionville, Bron, Arras, Gap, Rezé, Compiègne, Melun, Draguignan, Alès, Bagneux, Douai, Stains, Marcq-en-Barœul, Gagny, Chartres, Anglet, Colomiers, Montélimar, Saint-Martin-d’Hères, Pontault-Combault, Joué-lès-Tours, Villefranche-sur-Saône, Poissy, Châtillon, Villepinte, Savigny-sur-Orge, Montluçon, Franconville, Bagnolet, Sainte-Geneviève-des-Bois, Échirolles, Creil Tremblay-en-France, Conflans-Sainte-Honorine, La Ciotat, Saint-Chamond, Saint-Raphaël, Thonon-les-Bains, Annemasse, Auxerre, Neuilly-sur-Marne, Roanne, Haguenau, Palaiseau, Le Perreux-sur-Marne, Vitrolles, Athis-Mons, Marignane, Agen, Mâcon, Nevers, Romans-sur-Isère, Six-Fours-les-Plages, Châtenay-Malabry, Meyzieu, Montigny-le-Bretonneux, Villeneuve-Saint-Georges, Villenave-d’Ornon, Trappes, Cambrai, Les Mureaux, Châtellerault, Nogent-sur-Marne, Schiltigheim, Houilles, Plaisir, Épinal, Le Chesnay-Rocquencourt, Vigneux-sur-Seine, L’Haÿ-les-Roses, Chatou, Dreux, Saint-Médard-en-Jalles, Goussainville, Liévin, Pontoise, Lens, Viry-Châtillon Rillieux-la-Pape, Charenton-le-Pont, Cachan, Saint-Cloud, Vandœuvre-lès-Nancy, Savigny-le-Temple, Villemomble.