Conditions Générales de Vente 2026 – Permanence Téléphonique Préposé
Conditions Spécifiques de Vente 2026
Permanence Téléphonique – Préposé
Raison sociale : Données Structurées SAS
Dernière mise à jour : 26 juin 2026
Données Structurées SAS
Capital social : 20 000 €
Siège social : 23 Rue Jean Jaurès, 87000 Limoges
Téléphone : 05 32 92 40 54
TVA intracommunautaire : FR93905031852
Siret 90503185200023
Horaires : du lundi au vendredi, de 8h à 19h
1. Objet
Les présentes Conditions Spécifiques de Vente (ci-après les « Conditions ») régissent la fourniture de services de permanence téléphonique (ci-après le « Service ») par Données Structurées SAS, exploitant commercialement sous l’enseigne Préposé, au bénéfice du client professionnel (ci-après le « Client »).
2. Description du Service
Le Service consiste à assurer la réception et la gestion des appels téléphoniques en l’absence du Client.
Les prestations comprennent notamment :
la réponse personnalisée aux appels téléphoniques,
la prise et la transmission de messages,
la gestion d’agenda et la prise de rendez-vous,
la transmission d’informations à destination du Client ou de ses interlocuteurs,
et toute autre prestation complémentaire expressément convenue entre les parties.
3. Durée et Renouvellement du Contrat
Le contrat est conclu pour une durée déterminée, précisée dans l’accord de prestation signé par les deux parties.
Il peut être renouvelé pour une nouvelle période, selon les conditions prévues dans ledit accord.
Toute modification ou reconduction fait l’objet d’un avenant écrit accepté par les deux parties.
4. Tarifs et Modalités de Paiement
Les tarifs applicables sont définis dans l’accord de prestation de service.
Données Structurées SAS se réserve le droit de les modifier moyennant un préavis minimum de trente (30) joursadressé au Client.
Le paiement des prestations s’effectue conformément aux modalités prévues au contrat, dans les délais mentionnés sur la facture.
Tout retard de paiement pourra entraîner l’application de pénalités conformément à l’article L.441-10 du Code de commerce.
5. Obligations du Client
Le Client s’engage à :
fournir toutes les informations nécessaires à la bonne exécution du Service ;
informer Données Structurées de tout changement de coordonnées, de structure ou de contact ;
utiliser le Service dans le respect des lois et règlements en vigueur ;
garantir la confidentialité de ses accès, identifiants et codes transmis pour l’utilisation du Service.
Le Client demeure seul responsable de l’usage qui est fait du Service sous son compte.
6. Obligations de Données Structurées (Préposé)
Données Structurées s’engage à fournir le Service conformément aux standards de qualité et aux conditions définies dans le contrat.
L’entreprise garantit la confidentialité des données traitées et agit en conformité avec la réglementation en matière de protection des données personnelles (Règlement (UE) 2016/679 – RGPD et Loi Informatique et Libertés).
Données Structurées ne saurait être tenue pour responsable des interruptions ou dysfonctionnements liés :
à la maintenance du Service,
à des causes techniques indépendantes de sa volonté,
ou à un cas de force majeure au sens de l’article 1218 du Code civil.
7. Résiliation
Le contrat peut être résilié par l’une ou l’autre des parties sous réserve d’un préavis écrit de trente (30) jours avant la fin de la période en cours.
En cas de non-respect du préavis, la partie défaillante sera redevable d’une indemnité forfaitaire de 80 euros HT.
Données Structurées se réserve le droit de résilier le contrat de plein droit en cas de non-paiement, d’usage abusif ou de manquement grave du Client à ses obligations contractuelles.
8. Propriété Intellectuelle
Données Structurées demeure titulaire exclusive de l’ensemble des éléments composant le Service, notamment logiciels, bases de données, interfaces, applications et contenus associés.
Le Client s’interdit toute reproduction, diffusion ou utilisation de ces éléments à d’autres fins que celles strictement prévues au contrat.
La marque « Préposé » est une marque déposée appartenant à Données Structurées SAS.
Toute utilisation non autorisée est strictement interdite et susceptible de constituer une contrefaçon au sens des articles L.335-2 et suivants du Code de la propriété intellectuelle.
9. Confidentialité
Les parties s’engagent mutuellement à garder strictement confidentielles toutes les informations échangées dans le cadre de la relation contractuelle, y compris les données clients, commerciales ou techniques.
10. Accès et Disponibilité du Site
Le site https://prepose.fr est exploité par Données Structurées SAS.
Bien que l’entreprise veille à la fiabilité des informations et à la disponibilité du site, elle n’est tenue qu’à une obligation de moyens.
Elle ne saurait être responsable d’éventuelles interruptions liées à la maintenance, à des pannes ou à des contraintes techniques inhérentes à Internet.
Données Structurées se réserve le droit de modifier, suspendre ou interrompre tout ou partie du site, à tout moment et sans préavis.
11. Prestations et Fonctionnement du Service
Grâce à la fonctionnalité de transfert d’appel, le Client redirige ses lignes professionnelles vers un numéro dédié fourni par Préposé.
Ce numéro est attribué à titre strictement personnel et confidentiel.
Le Client accède à un espace en ligne sécurisé comprenant une messagerie et un agenda partagés lui permettant de consulter, modifier ou gérer ses messages et rendez-vous en temps réel.
Les appels sont assurés par une équipe de secrétaires professionnelles sélectionnées pour leur compétence, leur réactivité et leur sens du service client.
Préposé fournit un moyen technique et humain, et non une obligation de résultat.
12. Coordonnées Légales
Données Structurées SAS
Capital social : 20 000 €
Siège social : 23 Rue Jean Jaurès, 87000 Limoges
Téléphone : 05 32 92 40 54
TVA intracommunautaire : FR93905031852
Horaires : du lundi au vendredi, de 8h à 19h
13. Objet du Service
Préposé, enseigne commerciale exploitée par Données Structurées SAS, fournit un service d’accueil et de gestion d’appels téléphoniques, de permanence téléphonique et de télésecrétariat (ci-après le « Service »), conformément aux modalités définies dans le formulaire de souscription signé par le Client.
La plage horaire de réception des appels peut s’étendre du lundi au dimanche, de 00h01 à 23h59, sauf les jours fériés ou restrictions spécifiques mentionnées sur le formulaire de souscription.
Le Client renvoie ses appels vers le ou les numéros fournis par Préposé, ou communique directement ces numéros à des tiers.
Ces numéros demeurent la propriété exclusive de Données Structurées SAS, qui peut les modifier à tout moment, sans préavis ni indemnité.
En complément, Préposé peut proposer des services optionnels, tels que l’agenda électronique, la réception de fax par e-mail, la saisie d’adresses électroniques, ou la gestion de consignes particulières.
14. Étendue des Services
Préposé exécute les prestations conformément au tarif souscrit et dans le périmètre contractuel convenu.
Les services proposés peuvent comprendre :
permanence et secrétariat téléphonique,
call center,
enquêtes et fidélisation,
prise de rendez-vous,
service client,
accueil téléphonique médical,
services de débordement d’appels,
télémarketing et réception d’appels professionnels.
Le périmètre des services est strictement limité à celui correspondant au forfait retenu par le Client.
Le Client ne dispose d’aucun droit sur les numéros attribués, leur localisation géographique ou leur publication dans des annuaires publics. Ces numéros ne peuvent en aucun cas être conservés ou utilisés après la fin du contrat.
Si un numéro attribué ne correspond pas à la boucle locale du siège du Client, Préposé pourra exiger la preuve de conformité réglementaire (ex. inscription au RCS, déclaration d’activité).
Le défaut de justification entraîne la perte du droit d’usage de ce numéro.
Lorsque le forfait comprend une annonce d’accueil standardisée, celle-ci peut inclure certains processus simples (prise de commande, communication d’informations standardisées), à condition que ces processus soient définis et validés à l’avance par Préposé.
Toute demande dépassant ce cadre pourra être refusée ou adaptée.
Les collaborateurs de Préposé n’ont aucune mission de conseil, de vente ni d’engagement contractuel au nom du Client.
15. Exécution et Responsabilités Opérationnelles
Préposé s’engage à exécuter le Service avec professionnalisme, diligence et confidentialité.
Toutefois, il ne peut être garanti que :
certaines informations communiquées par les appelants soient exactes, complètes ou compréhensibles ;
les messages transmis au Client ne comportent pas d’erreurs de compréhension, de transcription ou d’interprétation.
Préposé n’assume aucune responsabilité pour le contenu des informations transmises ou leur exactitude, et le Client reste responsable de leur exploitation.
En cas de souscription à plusieurs secrétariats (principal et secondaires), ceux-ci sont réservés à l’usage exclusif du Client et de ses collaborateurs.
Toute utilisation par des tiers est strictement interdite.
La résiliation du secrétariat principal entraîne automatiquement celle des secrétariats secondaires.
Préposé peut temporairement interrompre le Service pour :
surcharge exceptionnelle d’appels,
maintenance, réparation ou amélioration technique,
modification du système d’exploitation ou mise à jour du matériel.
Ces interruptions, lorsqu’elles surviennent, sont limitées au strict nécessaire.
Préposé est autorisée à déléguer partiellement l’exécution du Service à des prestataires tiers, sous réserve du respect des mêmes obligations de confidentialité et de conformité RGPD.
Préposé peut également modifier la description de ses services.
Dans ce cas, elle en informe le Client par écrit ; si la modification lui est défavorable, le Client peut résilier le contrat sans frais dans un délai d’un mois à compter de la notification.
16. Souscription et Mise en Service du Contrat
Le Contrat de Service entre en vigueur après :
réception par Préposé du devis signé, accompagné du paiement du premier mois et des frais de mise en service;
réception, sous cinq (5) jours suivant l’activation du service, de toutes les pièces justificatives mentionnées dans le formulaire de souscription.
À défaut de réception des éléments requis, Préposé se réserve le droit de résilier de plein droit le contrat sans indemnité.
Le contrat prend effet à la date de mise en service, pour une durée indéterminée, assortie d’une période minimale d’engagement précisée dans le contrat.
Sauf résiliation conforme à l’article 11, le contrat est renouvelé par tacite reconduction à chaque échéance pour la même durée initiale.
17. Confirmation de Commande et Contrôle d’Identité
Préposé adresse au Client une confirmation écrite de commande précisant : la date de début du contrat, la description des services, le tarif applicable et la grille de prix en vigueur.
Préposé se réserve le droit de vérifier l’identité et la solvabilité du Client ou de ses représentants, et peut demander la constitution de garanties financières avant activation définitive du service.
Toute exonération initiale de frais, remise commerciale ou avoir promotionnel n’affecte ni la durée, ni la validité du contrat.
18. Accès au Site et Disponibilité
L’éditeur Préposé s’efforce d’assurer un accès continu au site internet (https://prepose.fr) et à ses services, 24h/24 et 7j/7, sauf cas de force majeure ou maintenance technique.
Aucune garantie n’est donnée quant à la disponibilité permanente ou la rapidité des transmissions.
L’accès au site peut être suspendu temporairement, sans préavis ni compensation.
Préposé ne saurait être tenue responsable en cas :
d’interruption du site ou de perte d’accès,
d’incapacité technique temporaire,
ou de défaillance liée à des opérateurs tiers.
19. Mise en Service et Activation
Sauf stipulation contraire, Préposé procède à la mise en service dans un délai maximal de cinq (5) jours ouvréssuivant la réception des documents contractuels.
Le Client dispose ensuite de sept (7) jours pour procéder à l’activation de sa ligne avec l’assistance de Préposé.
20. Tarifs, Facturation et Modifications de Prix
Les tarifs du Service sont indiqués dans le formulaire de souscription.
Toute évolution tarifaire sera notifiée au Client au moins un mois avant son entrée en vigueur.
En cas de désaccord, le Client peut résilier le contrat par courrier recommandé dans le mois suivant la notification.
Les montants facturés peuvent comprendre :
frais d’installation et de mise en service,
abonnements mensuels,
redevances périodiques (temps, volume ou acte),
consommations supplémentaires au-delà du forfait,
frais de remise en service en cas de suspension (60 € HT).
21. Frais de Service et Modalités de Facturation
Les frais se composent :
d’un abonnement mensuel fixe,
et de frais variables dépendant de l’utilisation effective du Service.
Les appels facturés comprennent tous les appels entrants vers les numéros attribués, même en cas d’appels sans réponse valide (erreurs, fax, appels test ou canulars).
Les minutes entamées sont arrondies à la minute supérieure.
L’abonnement est facturé d’avance à chaque période mensuelle.
Les frais variables sont facturés en fin de période, selon les volumes enregistrés.
Les factures peuvent être émises sous format électronique via le portail client, conformément aux obligations fiscales en vigueur.
Préposé peut ajuster les tarifs en cas de modification de ses coûts d’exploitation (opérateurs, hébergement, énergie, etc.).
Le Client est alors informé par écrit et conserve un droit de résiliation sous un délai d’un mois.
22. Paiement et Conditions Financières
Sauf stipulation contraire, les factures sont payables en euros, par prélèvement automatique, dans un délai de quinze (15) jours à compter de la date d’émission.
Aucun escompte n’est accordé pour paiement anticipé.
Frais de gestion pour refus de prélèvement : 9 € HT
Frais de rejet de prélèvement : 28 € HT
Pénalités de retard : 10 fois le taux d’intérêt légal, avec un minimum de 18 € HT
Préposé se réserve le droit de suspendre ou limiter le Service en cas de retard ou d’incident de paiement, jusqu’à régularisation complète.
23. Responsabilité de Données Structurées (Préposé)
Préposé met tout en œuvre pour assurer la continuité et la qualité du Service.
Cependant, sa responsabilité ne saurait être engagée dans les cas suivants :
force majeure,
panne ou indisponibilité des réseaux téléphoniques ou Internet,
coupure électrique ou défaillance d’un fournisseur tiers,
erreur ou omission dans les informations fournies par le Client ou par un appelant.
Préposé ne peut garantir l’exactitude du contenu des messages transmis ni la véracité des informations reçues.
Concernant les clients du secteur médical, Préposé décline toute responsabilité en cas d’erreur d’interprétation d’une urgence médicale, celle-ci relevant de la responsabilité exclusive du praticien.
Préposé n’intervient qu’en qualité de prestataire d’accueil téléphonique et non en tant que conseiller, diagnosticien ou intermédiaire juridique.
Le Service fourni constitue un service de mise en relation et de secrétariat, excluant toute responsabilité sur les décisions prises par le Client à partir des messages reçus.
24. Faute et Limitation de Responsabilité
La responsabilité de Préposé est strictement limitée aux dommages directs, prévisibles et démontrables, à l’exclusion de tout dommage indirect, immatériel ou consécutif, notamment les pertes d’exploitation, de données, de clientèle ou de chiffre d’affaires.
En toute hypothèse, la responsabilité de Préposé ne saurait excéder un plafond équivalent à trois (3) fois le montant des frais de service perçus au cours du mois durant lequel est survenu le fait générateur du dommage.
La société Données Structurées SAS, exploitant l’enseigne Préposé, décline toute responsabilité en cas :
d’erreurs de transmission entre le Client, ses partenaires ou les collaborateurs de Préposé ;
de non-respect par le Client de son obligation d’éviter ou de limiter les préjudices ;
de transmission d’instructions par des moyens non prévus contractuellement ;
de défaillances ou interruptions imputables à des prestataires tiers (opérateurs télécom, hébergeurs, fournisseurs d’accès, etc.) ;
ou de tout cas de force majeure au sens de l’article 1218 du Code civil.
Toute demande d’indemnisation devra être formulée par écrit dans un délai d’un (1) an à compter de la connaissance du dommage et, en tout état de cause, au plus tard dans les cinq (5) ans suivant le fait générateur.
Ces limitations s’appliquent également aux dirigeants, employés, représentants et sous-traitants de Préposé.
25. Prélèvement Automatique, Garanties et Mise en Demeure
Le Client autorise Préposé à procéder à des prélèvements automatiques SEPA sur le compte bancaire désigné, correspondant aux montants dus (frais de service, abonnements, dépôts de garantie éventuels).
Le Client s’engage à fournir les informations nécessaires à cette opération et à maintenir un solde suffisant pour permettre l’exécution des prélèvements.
En cas d’échec de prélèvement ou de rejet bancaire, les frais facturés à Préposé par le prestataire de paiement seront refacturés intégralement au Client.
Dans les cas suivants, Préposé pourra exiger la constitution d’un dépôt de garantie non productif d’intérêts :
activation de services spécifiques (transferts internationaux, numéros spéciaux, etc.) ;
refus d’autorisation de prélèvement automatique ;
risque avéré de défaut de paiement.
Pour les sociétés à responsabilité limitée, Préposé peut demander en complément une garantie personnelle d’un représentant légal ou toute autre sûreté équivalente.
En cas de retard de paiement, Préposé pourra adresser une mise en demeure écrite.
Sans régularisation dans un délai de quinze (15) jours après réception, Préposé sera fondée à suspendre le Service ou à résilier le contrat de plein droit, sans préjudice du maintien de l’obligation de paiement des abonnements échus.
Les frais de traitement d’une mise en demeure sont fixés forfaitairement à 5 € HT.
Si Préposé est contrainte de communiquer à un tiers (notamment aux autorités) des informations relatives au contrat, elle pourra facturer une indemnité forfaitaire de 30 € HT par heure de traitement, sauf preuve contraire du Client quant à l’absence ou à la minoration de ce coût.
26. Contestation de Facturation
Toute contestation relative au calcul ou au montant des frais de service doit être formulée par écrit dans un délai de huit (8) semaines à compter de la réception de la facture.
Passé ce délai, la facture sera réputée acceptée sans réserve.
En cas de contestation, le paiement reste exigible jusqu’à résolution amiable ou décision judiciaire définitive.
Le Client ne peut effectuer de compensation ou de retenue qu’à hauteur de créances certaines, liquides et exigibles, reconnues par Préposé ou établies par un jugement ayant force de chose jugée.
27. Obligations du Client
Le Client s’engage à :
ne pas céder, transférer ou sous-traiter le présent contrat sans l’accord écrit préalable de Préposé ;
ne pas revendre, redistribuer ou commercialiser le Service, même partiellement ;
ne pas utiliser le Service à des fins frauduleuses (publipostage, spam, sollicitations massives, etc.) ;
ne pas compromettre la sécurité ou la disponibilité du réseau ou des serveurs de Préposé ;
respecter l’ensemble des lois et règlements applicables, notamment européens ;
informer Préposé de tout changement d’adresse, de coordonnées ou de représentant légal.
Les professionnels de santé utilisant le Service doivent informer leur patientèle de l’externalisation de leur accueil téléphonique et préciser les procédures à suivre en cas d’urgence médicale (appel au 15 ou numéro d’urgence local).
28. Règles d’Utilisation d’Internet
L’utilisateur reconnaît et accepte les caractéristiques et limites du réseau Internet, notamment :
que Préposé n’exerce aucun contrôle sur les données transitant via Internet ;
que la confidentialité des communications ne peut être garantie sur un réseau public ;
que la transmission de toute information sensible se fait sous la responsabilité exclusive de l’utilisateur ;
que certaines données peuvent être soumises à des restrictions d’usage ou protégées par des droits de propriété intellectuelle ;
et que l’Éditeur n’a aucun pouvoir de contrôle sur le contenu des services accessibles via Internet.
29. Cession du Contrat
Préposé se réserve le droit de céder, transférer ou apporter à tout tiers les droits et obligations issus du présent contrat, sous réserve de maintien des conditions essentielles.
En cas de modification substantielle, l’article relatif à la modification des tarifs et conditions s’applique.
30. Résiliation, Modification et Changements Contractuels
30.1. Résiliation à l’initiative des parties
Dans les deux (2) premiers mois suivant la conclusion du contrat, les parties peuvent y mettre fin à effet immédiat.
Les abonnements échus restent dus et ne donnent lieu à aucun remboursement.
Au-delà de cette période, la résiliation doit respecter les préavis suivants :
1 mois à compter de la fin de la période comptable ;
2 mois lorsque la relation contractuelle excède un an ;
3 mois lorsque la relation excède trois ans.
Ces délais s’appliquent également aux fonctionnalités optionnelles.
Toute résiliation doit être notifiée par écrit (courrier ou courriel) et est réputée valable dès son envoi à la dernière adresse connue du cocontractant.
La non-utilisation du Service ne constitue pas une résiliation.
30.2. Résiliation pour cause grave
Préposé peut résilier le contrat avec effet immédiat dans les cas suivants :
non-communication du changement d’adresse dans les quinze (15) jours ;
impayé de deux factures successives ou d’un montant équivalant au double du dépôt de garantie ;
manquement grave du Client à ses obligations contractuelles ;
indices sérieux de pratiques commerciales illicites ou contraires à l’ordre public.
En cas de résiliation, le portail client reste accessible temporairement, sous réserve des articles relatifs à la responsabilité limitée de Préposé.
Préposé enverra une confirmation écrite de résiliation au Client.
31. Modification des Conditions Générales
Préposé se réserve le droit de modifier ou compléter les présentes conditions.
Les modifications seront notifiées par écrit.
Si le Client ne formule aucune opposition dans un délai d’un (1) mois à compter de la notification, les nouvelles conditions seront réputées acceptées.
En cas de contestation, les conditions antérieures demeureront applicables jusqu’à accord ou résiliation.
32. Droit Applicable et Juridiction Compétente
Le présent contrat est régi par le droit français, quel que soit le lieu d’exécution du Service.
En cas de différend, et après tentative de règlement amiable, les tribunaux français seront seuls compétents.
33. Confidentialité et Informations Légales
Préposé s’engage à préserver la confidentialité de toutes les informations et documents relatifs au Client, quelle qu’en soit la nature.
L’entreprise s’engage également à fournir, sur demande, toutes les pièces justificatives officielles attestant de sa régularité légale, fiscale et sociale (extrait Kbis, attestation URSSAF, assurance multirisque professionnelle, autorisation préfectorale, etc.).