Les agendas en ligne

Vous souhaitez gérer facilement vos rendez-vous professionnels ainsi que ceux de vos collaborateurs, vos réservations ou demandes de devis  ? Les agendas en ligne offrent de nombreux avantages par rapport aux agendas papier. Voyons ça de plus près.

Avez-vous pensé à adopter un logiciel de prise de rendez-vous en ligne ? C’est une façon simple et efficace de vous faire gagner du temps, des clients et d’augmenter votre chiffre d’affaire en permettant à vos clients de réserver directement depuis le web, de demander un devis ou tout simplement des renseignements.

Les agendas en ligne possèdent une multitude de fonctionnalités dédiées à simplifier leur utilisation pour les professions exigeantes telles que les médecins, les avocats, les artisans, les chefs d’entreprise… etc. Les solutions d’aujourd’hui vous permettent d’utiliser plusieurs agendas dans une même interface. Soyez sur avant tout que les données soient stockées sur des serveurs en France, ce qui garantit une sécurité et accessibilité permanente.

CHOISISSEZ UN AGENDA ADAPTÉ

Les professionnels, qu’ils exercent seuls ou dans un structure, doivent réussir à organiser efficacement leurs rendez-vous. Cela passe évidemment par la gestion de leurs agendas.

La première chose est d’adopter un agenda adapté à son activité : semaines avec ou sans week-end, découpage des journées en demi-heures, en quarts d’heure ou toutes les 5 minutes, etc. Par exemple, un dentiste aura des besoins différents d’un plombier. Tout simplement parce que les interventions ne sont pas les mêmes !

Les agendas en ligne avec rappel permettent d’augmenter votre chiffre d’affaire

Grâce aux avantages cités précédemment, les agendas en ligne avec rappel vous permettent d’augmenter votre chiffre d’affaire ! Comme les clients oublient moins leur rendez-vous, ils sont donc plus nombreux à venir dans votre structure, ce qui potentiellement vous apporte plus de chiffre d’affaire. Plus encore, ces clients que vous avez gardé grâce au rappel de SMS sont des clients qui ne viennent peut-être pas seulement pour un seul produit ou service, mais aussi pour acheter d’autres produits et services et qui vont parler de vous positivement à leur entourage. Chaque client est important à considérer et il est dommage de perdre un client à cause de l’oubli !

Une solution économique

Pour bien des professionnels, la gestion de leur agenda peut rapidement virer au casse-tête. Cela nécessite d’être disponible pour répondre aux appels téléphoniques durant la journée, ou bien d’embaucher une secrétaire qui devra organiser la prise de rendez-vous.

Peu pratiques et coûteuses, ces deux options ne sont pas idéales.

Les agendas en ligne ont l’avantage de fournir une solution simple et économique à ce problème, tout en constituant un atout vis-à-vis de la clientèle. Les différents services en ligne proposés ont le mérite d’être peu onéreux.

Les fonctionnalités supplémentaires les plus répandues de ces agendas sont :

Planning types :

Grâce aux planning types, vous pouvez construire votre semaine :

  • Un planning sur mesure. Les plannings types permettent de construire votre semaine type selon vos habitudes de travail.
  • Jongler entre les semaines. Les solutions d’agenda vous permettent de créer des dizaines de planning types et d’alterner facilement entre eux. Ainsi, vous pouvez par exemple créer un planning type pour les semaines A et un autre pour les semaines B.
  • Gestion des créneaux. Les créneaux sont les barres de couleur qui apparaissent sur le côté de l’agenda et qui indiquent les types de disponibilité. Les créneaux sont personnalisables, vous pouvez définir une durée par défaut, une instruction et même une couleur.

La synchronisation : 

  • les agendas sont souvent synchronisables avec les protocoles Google Agenda et CalDAV (Thunderbird, Outlook, iCal, etc.). Cette synchronisation est bilatérale, c’est-à-dire que si vous prenez un rendez-vous sur un agenda, celui-ci sera automatiquement copié sur l’agenda synchronisé, et vice-versa. De la sorte, vous n’utilisez que l’agenda que vous préférez.

La messagerie instantanée :

Les logiciels intègrent des fonctionnalités qui permettent de dialoguer rapidement sans changer de fenêtre.

  • Communication entre collègues. La messagerie permet de dialoguer en temps réel avec ses collègues du même centre, même s’ils sont dans d’autres locaux.
  • Avec les clients ou le support technique. Vous pouvez également envoyer un message plus informel à vos clients ou directement joindre le support technique pour toute question.

Conclusion

Une gestion efficace de votre agenda est essentielle à plusieurs niveaux. En effet, elle vous :

  • Permet d’organiser au mieux votre temps, en planifiant vos différentes tâches et rendez-vous.
  • Aide à anticiper vos activités et vos échéances, en vous offrant une certaine visibilité.
  • Assure un suivi plus efficace de vos projets, au fil des semaines.
  • Confère une réelle crédibilité auprès de votre entourage professionnel : avec une bonne gestion de votre agenda, vous vous montrez plus organisé, plus disponible et mieux préparé.

Chaque type d’agenda comporte ses propres avantages. La base de l’organisation est l’agenda, il est donc primordial que chaque personne en possède un qui lui facilite son organisation. Chaque personne est différente et c’est pourquoi plusieurs sortes d’agendas en ligne sont sur le marché. C’est à vous de choisir celui qui vous convient le mieux.

Mais de nos jours, un agenda en ligne doit au moins avoir les qualités suivantes :

  1. une facilité de gérer les événements récurrents
  2. une facilité de  se synchroniser avec  tous les appareils et agendas tiers
  3. une possibilité de sauvegarde