BESOIN D’UNE SECRÉTAIRE À DISTANCE ?

Suggestions afin de sélectionner le bon collaborateur

Vous avez de nombreuses missions à administrer ? Vous avez besoin de « renfort » pour répondre au téléphone et gérer votre agenda ? Faites appel au secrétariat à distance ! Et puisque choisir le bon prestataire n’est pas chose facile, lisez nos quelques conseils.

L’EXPÉRIENCE

Dans un premier temps, l’expérience est déterminante pour une secrétaire à distance (ou télésecrétaire). Elle lui permet d’assimiler de solides pratiques de qualité de travail et d’apprendre à gérer tous les types de partenaires ( avocat, médecin, artisan, chef d’entreprise, profession libérale).  En outre, une secrétaire experte donne à l’appelant une image plus viable, crédible et professionnelle. Et pour vous également, client, l’expérience de votre secrétaire à distance est un réel avantage, puisqu’elle comprend et applique correctement vos directives. Si vous en avez l’occasion, vous pouvez même mettre en place un contrôle de référence. Contactez alors d’anciens employeurs ou clients de la télésecrétaire, pour obtenir des avis sur la qualité de ses prestations.

LES COMPÉTENCES

Un autre critère important afin de sélectionner le bon prestataire de secrétariat à distance concerne les aptitudes. Même si l’expérience est déjà un point déterminant, votre télésecrétaire doit aussi avoir les compétences nécessaires pour gérer au mieux les missions que vous lui confierez. Cela inclut entre autres :

  • Sérieux, rigueur et professionnalisme
  • Spontanéité relationnelle.
  • Autonomie
  • Maîtrise de la langue française (ou toute autre langue souhaitée) et parfaite élocution. À ce niveau, une secrétaire native est indispensable.
  • Respect des directives
  • Capacité d’adaptation. Afin de choisir un prestataire de qualité, assurez-vous donc que ses secrétaires à distance suivent des formations régulières pour entretenir et élargir leurs compétences.

CAPACITÉ D’ADAPTATION

Puis, si vous souhaitez faire appel à un service de secrétariat à distance, c’est que vous recherchez une certaine «capacité d’adaptation». Étudiez donc les choix proposés et les services complémentaires. Une télésecrétaire peut assurer d’autres missions que le standard téléphonique : gestion d’agenda, envoi de documents, permanence 24h/h, standard multilingue, transmission de fax par mail, etc. Renseignez-vous également sur les moyens de communication avec votre secrétaire à distance. Pour plus d’aisance et de flexibilité, optez pour un prestataire qui propose plusieurs options pratiques pour vous ( SMS, mail, téléphone, application mobile).

LE PROFESSIONNALISME

Ensuite, vous devez certainement viser un niveau de professionnalisme supérieur. Votre secrétaire à distance sera en contact permanent avec tous vos appelants : clients, prospects, partenaires d’affaires, patients etc. Tant pour votre image d’entreprise que pour la satisfaction de vos contacts, vous n’avez pas le droit à l’erreur ! Incontestablement, un grand niveau de qualité se paie ! Si vous recherchez une télésecrétaire qualifiée et professionnelle, qui accueillera tous vos appelants de la meilleure manière qui soit et représentera au mieux votre société, optez pour un service de grande qualité. À l’inverse, si vous vous tournez vers un prestataire moins cher, vous aurez la qualité de service associée… c’est à dire une prestation moins professionnelle et moins personnalisée.

L’ESSAI GRATUIT

Enfin, pour mettre toutes les chances de votre côté, vous pouvez aussi vous diriger en priorité vers un prestataire proposant une durée de prestation gratuite. Généralement, si une telle durée vous est offerte, c’est une garantie de qualité : le prestataire est sûr de la qualité qu’il offre à ses clients et peut donc se permettre d’offrir une offre gratuite. Sans engagement, cela vous permet de vérifier le service par vous-même, pour savoir s’il vous convient.

AU FINAL :

La secrétaire à distance ou télésecrétaire est une employée « multitâches ». Pour gérer au mieux son travail, elle doit être ordonnée et méthodique. Surtout, elle doit pouvoir intervenir sur plusieurs fronts en même temps tout en hiérarchisant ses priorités. Malgré son emploi du temps surchargé, elle doit être toujours disponible pour répondre aux urgences imposées par ses clients.

Le choix d’un prestataire de secrétariat à distance est important ! Il en va de la satisfaction de vos appelants et de l’image de votre entreprise ! Il est alors nécessaire de choisir un prestataire de qualité, même s’il est un peu plus onéreux.

Préposé