L’ACCUEIL TÉLÉPHONIQUE AU SERVICE DES MÉDECINS
Oubliez les temps creux dans votre agenda, Préposé optimise la gestion de vos disponibilités et vous libère des sollicitations répétées de vos patients. Nos télésecrétaires médicales, conscientes des enjeux du secteur médical, font correspondre les demandes de consultations avec vos disponibilités pour organiser correctement vos journées. Vous voyez tout de suite les consultations à venir. Gagnez du temps en choisissant un partenaire qui vous ressemble ! Avec 98 % des appels répondus en moins de deux sonneries, offrez à vos patients la qualité de service qu’ils attendent.
Le service médical téléphonique.
Les médecins ont peu de temps pour répondre aux appels téléphoniques lorsqu’ils sont en consultation avec un patient, que ce soit dans leur cabinet ou à domicile. Pourtant, les appelants ont souvent besoin d’une réponse rapide, que ce soit pour prendre rendez-vous, demander un renseignement ou exposer un problème. Un service d’accueil téléphonique médical externalisé est donc essentiel. Afin de remédier à cela, Préposé a créé un service de secrétariat à distance (télésecrétariat) spécialement adapté aux médecins, permettant une meilleure communication avec leurs patients.
Les secrétaires de Préposé gèrent les appels des patients de votre cabinet médical, comme le ferait votre propre secrétaire médicale. Lorsqu’elles répondent à un appel, nos secrétaires se présentent en votre nom et savent précisément répondre à vos patients. Conformément à vos instructions, elles expliqueront que vous êtes en rendez-vous et noteront les coordonnées du patient et l’objet de son appel. Elles pourront même fixer des rendez-vous selon vos disponibilités, directement dans votre agenda en ligne.
Préposé garantit une accessibilité téléphonique totale aux médecins et cabinets médicaux, même en dehors des heures de bureau classiques, quand la ligne est occupée ou lorsque tous les praticiens sont en rendez-vous. Nos secrétaires accueillent vos patients au téléphone, vous transfèrent les appels, gèrent vos calendriers de rendez-vous et transmettent les messages. Vous pouvez aussi communiquer avec votre secrétaire en lui donnant de nouvelles instructions, en temps réel, avec votre ordinateur ou votre téléphone.
Quels bénéfices pour pour votre cabinet médical ?
Nous assurons :
- Une flexibilité dans la gestion des appels entrants, en fonction de vos préférences : nous prenons en charge tout ou une partie de vos appels et vous pouvez reprendre la main à tout moment.
- Une confidentialité totale avec vos patients et une méthode de transmission d’informations éprouvée avec vous. Nous travaillons pour valoriser votre image de marque et respectons rigoureusement vos instructions.
- Une offre transparente et sans engagement.
- Un professionnalisme reconnu par nos certifications.
Qualité des prestations de secrétariat médical à distance.
Afin de garantir une collaboration sereine entre votre cabinet médical et nos services, il est impératif que des règles strictes de recrutement et de formation soient appliquées. C’est la raison pour laquelle Préposé s’astreint à des règles de recrutement et de formation très rigoureuses.
Le recrutement de nos assistantes médicales :
- Pour que l’échange téléphonique avec votre patient soit réussi, votre secrétaire fait preuve de professionnalisme, d’empathie, d’une grande courtoisie et d’une aisance relationnelle.
- L’orthographe est très importante lorsqu’il s’agit de rédiger des courriers et des comptes rendus médicaux. C’est pourquoi, Préposé exige de ses secrétaires médicales une parfaite maîtrise des terminologies médicales, à l’oral comme à l’écrit.
Avant d’entrer en fonction, nos télésecrétaires sont formées aux spécificités médicales.
Au-delà, d’un tronc de formation initiale sur l’expression orale et écrite, les télésecrétaires sont formées aux spécificités médicales, leur permettant notamment de discerner les situations d’urgence.
Les formations au traitement des appels et à la prise des rendez-vous en ligne comprennent la familiarisation à l’utilisation des outils et les simulations.
Afin de devenir télésecrétaire médicale, elles sont formées sur :
- Les spécialités médicales et sur le glossaire adaptés à chaque spécialité.
- L’environnement médical français.
Les secrétaires médicales doivent être en mesure de répondre aux attentes des praticiens ainsi que des patients, car leurs tâches sont nombreuses et variées. Une attention particulière est accordée à leur capacité à réagir, puisqu’elles sont spécialement formées pour reconnaître les situations d’urgence et transférer les appels au médecin pour un traitement prioritaire. Le respect des consignes est un autre axe majeur de leur travail, parce que les télésecrétaires gèrent les appels du cabinet au nom du médecin en suivant des consignes préalablement définies. Enfin, elles ont une conscience aiguë de l’image et de la réputation du professionnel de santé qu’elles représentent.
Les qualités de nos secrétaires médicales comprennent :
- Une bonne organisation : l’habileté de planifier, d’organiser et de hiérarchiser les tâches de manière efficace.
- Une bonne communication : la compétence à communiquer efficacement avec les patients, les médecins et les autres membres de l’équipe médicale.
- De l’empathie : la disposition à comprendre les besoins et les préoccupations des patients, et à y répondre de manière appropriée.
- De la discrétion : la capacité à maintenir la confidentialité des informations médicales des patients.
- De la réactivité : la possibilité à réagir rapidement et efficacement aux situations d’urgence.
- De la connaissance de la terminologie médicale : une connaissance des termes et des concepts médicaux courants pour pouvoir comprendre les instructions des médecins et les informations des patients.
- Des compétences informatiques : la capacité à utiliser des logiciels informatiques pour la gestion des dossiers médicaux et des rendez-vous.
PRÉPOSÉ : LE LEADER DE L’ACCUEIL TÉLÉPHONIQUE DE QUALITÉ POUR LES MÉDECINS
Votre intérêt : notre 1ere valeur
Une vraie valeur ajoutée pour votre accueil médical
Savoir-faire Qualité et Efficacité
Pour ne plus perdre d’appels patients
Un tarif unique et clair à partir de 0.6 euro
Sans aucune contrainte ni engagement
Un service après-vente 24/24
Nous maitrisons les règles fondamentales du secrétariat médical
Pour exercer le métier de secrétaire médicale, il est essentiel de faire preuve d’organisation, d’aisance avec les patients et de réactivité en cas d’urgence. Quelle que soit leur expérience, la formation est un moment crucial pour professionnaliser leur pratique.
Le poste de secrétariat médicale est confronté aujourd’hui à de nombreuses évolutions, qu’il s’agisse des structures, de la réglementation, des mentalités ou des habitudes de travail. De nouvelles responsabilités émergent, exigeant une adaptation constante aux évolutions techniques, réglementaires et à l’exercice coordonné des professionnels de santé.
Les demandes de la population et des patients évoluent également, tant sur le plan qualitatif que quantitatif. Nos télésecrétaires ne se limitent pas à gérer vos appels téléphoniques, mais peuvent par ailleurs prendre en charge des tâches plus complexes ou délicates. Notre service complète ainsi les missions de votre secrétaire actuelle, permettant aux collaborateurs de votre cabinet de se concentrer sur leurs tâches sans être interrompus par des appels téléphoniques.
Préposé propose une solution de secrétariat plus efficace pour votre cabinet médical. Tandis que votre secrétaire médicale actuelle s’occupe de la correspondance, de l’organisation des dossiers et des factures, notre télésecrétaire prend en charge les appels téléphoniques et actualise les rendez-vous.
AVEC NOUS, PAS DE CONTRAINTE
Aucun engagement dans la durée, pas de dépôt de garantie et aucun abonnement perçu d’avance.
Si Préposé est le leader français de la permanence téléphonique médicale de qualité, c’est parce que notre démarche qualité est une composante essentielle de notre développement et que Préposé fut un des premiers acteurs du marché à s’orienter dans une démarche de certification qualité.
- Le décroché est réalisé par une télésecrétaire formée au métier des médecins.
- Il n’y a pas d’attente après la prise d’appel.
Plusieurs de vos confrères confient à Préposé la réception de leurs appels.
Nos clients apprécient la promptitude de la réponse téléphonique ainsi que la disponibilité de nos télésecrétaires, parfaitement au fait de la terminologie et des spécificités de votre activité médicale.
En tant que professionnel du secteur médical, vous avez des contraintes de temps, de disponibilité et de confidentialité. Autant de problématiques prises en charge avec la solution de permanence téléphonique proposée par Préposé.
L’INTÉRÊT DE NOS CLIENTS
La 1 ère de nos valeurs depuis 15 ans
Le succès réside dans la capacité à être le partenaire privilégié et préféré de nos clients. Pour mériter la confiance de nos clients, il faut toujours agir de sorte à protéger leurs intérêts tout en respectant toutes les lois et la réglementation en vigueur. Pour y parvenir, la compréhension des besoins des clients est primordiale.
Il convient de communiquer avec eux de manière transparente et honnête et les clients doivent également avoir l’assurance que les produits et services proposés constituent le choix le plus approprié pour leurs besoins et leurs objectifs. Il faut toujours s’efforcer d’analyser l’intérêt de nos clients durablement. Si un client n’est pas satisfait de notre service, nous intervenons rapidement pour résoudre la situation.
Le savoir-faire Qualité et Efficacité
La satisfaction de votre patientèle et la vôtre.
Préposé, avec son ancrage et son histoire possède un ADN et une gouvernance qui la prédisposent à s’investir dans la résilience des secteurs médicaux où il est implanté, la durabilité des projets qu’il finance, l’utilité pour ses clients dans le long terme et le partage de la valeur créée, avec une attention particulière accordée à la qualité et l’efficacité.
100% des télésecrétaires
formées aux exigences des métiers médicaux.
12 indicateurs de satisfaction client
analysés quotidiennement
Votre cabinet médical vous entraine souvent sur plusieurs choses à faire ?
Pourquoi choisir Préposé en 2024 en tant que médecin ?
Vos appels
Ils sont terminés les appels manqués parce que vous étiez trop occupé pour décrocher. Votre télésecrétaire est présente à tout moment de 8h à 20h pour répondre à tous vos appels entrants et vous transférer les appels importants, selon vos consignes. Il est possible d’étendre la réception d’appels 24/24h. Les conversations sont enregistrées et vous sont envoyées sur simple demande.
Agenda
Qualité
Prix
Intérêt clients
Culture d’entreprise
Nos coordonnées :
Région Île de France : 01 84 88 75 77
Région Nord Ouest : 02 55 42 00 24
Région Nord Est : 03 67 47 01 10
Région Sud Est : 04 23 10 00 52
Région Sud Ouest : 05 32 92 00 08
Lundi au samedi de 8 à 20 h
Profitez de notre offre d’essai ici !
10 jours pour tester nos services
Formulaire pour toute demande
Délai de réponse moyen : 20 minutes
Foire aux questions Permanence Médicale
Je souhaite optimiser mon agenda en évitant les périodes creuses afin d’être plus efficace
Nos télésecrétaires assurent votre accueil téléphonique selon vos exigences et gérons les demandes de consultations sur notre interface web.
Je souhaite externaliser la gestion de mon standard pour étendre mes horaires de disponibilités et offrir une constance dans mon accueil téléphonique
Nos télésecrétaires répondent aux appels en votre nom du lundi au samedi, de 08h à 20h sans interruption. Nous prenons en charge la gestion de vos rendez-vous selon vos disponibilités et consignes.
Mon activité ne me permet pas d’embaucher une secrétaire dédiée. De plus je suis régulièrement en déplacement, donc indisponible
Activez notre service quand vous avez besoin d’assistance, nos télésecrétaires assurent votre accueil téléphonique en votre nom et gèrent les demandes de rendez-vous selon vos disponibilités et consignes.
Praticien spécialisé, je dois parfois traiter des situations d’urgence
En cas d’urgence nos télésecrétaires effectuent une mise en relation. Si vous êtes indisponible, elles réorientent votre patient vers les services d’urgence adéquats tout en réalisant une prise de message afin de vous en informer.
En tant que groupement de professionnels du médical, je souhaite mutualiser les coûts de fonctionnement de la structure
Nous réceptionnons les appels au nom du groupement, puis nous gérons les demandes de rendez-vous par praticien en fonction des consignes et disponibilités de chacun.
Je souhaite étendre les horaires du pôle de santé dans lequel je pratique afin d’offrir plus de disponibilités aux patients
Nous gérons l’accueil téléphonique et la demande de rendez-vous du pôle de santé du lundi au samedi de 08h à 20h sans interruption.
En période de forte activité, je souhaite ne plus perdre d’appels et distribuer les demandes de rendez-vous en croisant les disponibilités des praticiens
Nous répondons aux appels entrants quelle que soit l’importance du flux afin de gérer les demandes de rendez-vous selon les plages horaires définies de chaque praticien. En cas d’absence de l’un d’entre eux, nous pouvons proposer un rendez-vous selon vos exigences auprès d’un autre confrère.
La personne en charge de l’accueil téléphonique est déjà en ligne ou indisponible, vous souhaitez mettre en place une solution pour ne plus perdre d’appels
En fonction des disponibilités, l’appel est redirigé vers nos services. Nous répondons en votre nom et selon vos exigences du lundi au samedi de 08h à 20h sans interruption.
Je dois gérer les disponibilités des différents spécialistes de l‘hôpital qui sont parfois mobiles, j’ai besoin d’assistance pour administrer leurs rendez-vous
Nous réalisons l’accueil téléphonique de votre structure selon vos exigences. Nous nous chargeons de la gestion des rendez-vous selon les disponibilités et consignes des différents praticiens ou services de l’hôpital.
Vous cherchez à professionnaliser l’image de votre clinique
Nos télésecrétaires assurent votre accueil téléphonique selon nos méthodes éprouvées et en fonction de vos consignes pour une qualité de service optimale
TYPOLOGIE DU CORPS MÉDICAL UTILISANT LE TÉLÉSECRÉTARIAT PRÉPOSÉ EN 2024
Foire aux questions pour la téléconsultation médicale
Combien coûte la téléconsultation ?
Nous mettons gratuitement à la disposition de tous nos clients ce module de téléconsultation.
Quel est le matériel nécessaire ?
Pourquoi ne peut-on pas prendre un rendez-vous plus de 7 jours à l’avance ?
Lorsqu’il prend rendez-vous, le patient est invité à procéder au prépaiement de son rendez-vous.
Il s’agit en fait d’une empreinte faite sur sa carte correspondant au montant de la consultation.
Techniquement, une empreinte ne peut durer plus de sept jours. C’est la raison pour laquelle nous empêchons la prise de rendez-vous plus de sept jours à l’avance.
Comment les patients se font-ils rembourser leur téléconsultation ?
Tous les rendez-vous de téléconsultation devront être réglés à 100 % par les patients. Le médecin aura alors la possibilité de leur envoyer une feuille de soins via le compte Préposé des patients.
Cette feuille de soins devra être envoyée à l’organisme compétent (CPAM, MSA…) pour rembourser la consultation.
Les patients pourront-ils recevoir un arrêt de travail ?
Oui, depuis l’espace de téléconsultation, le médecin pourra envoyer un ou plusieurs documents qui seront alors transmis aux patients via un canal sécurisé.
Comment est géré l’argent ?
Peut-on annuler un rendez-vous ?
Oui, un rendez-vous de téléconsultation peut être annulé comme n’importe quel autre rendez-vous.
Il n’y a pas de conséquence pour lui, car il n’a rien payé.
Est-ce qu’un professionnel, non médecin, peut utiliser le module de téléconsultation ?
Que se passe-t-il s’il y a du retard ?
Si le patient a plus de quinze minutes de retard, il ne peut plus rejoindre la salle d’attente virtuelle. Il aura ainsi manqué son rendez-vous et ne sera pas facturé.
Si le médecin est en retard, le patient attendra dans la salle d’attente virtuelle.
Les données sont-elles sécurisées ?
Nous sommes en conformité avec les réglementations en vigueur, tant sur la protection des données des patients que sur le respect des règles conventionnelles et déontologiques (conforme CNIL, RGPD, HADS). L’ensemble de la solution est hébergé sur des serveurs en France qui répondent à toutes les normes de sécurité.
L’enregistrement des téléconsultations n’est pas effectué.
NOS CLIENTS MÉDECINS NOUS SOLLICITENT AUSSI POUR :
La réception de vos appels patients en 2024
Votre télésecrétaire médicale est disponible à tout moment pour répondre à tous vos appels entrants, gérer votre agenda et vous transférer les appels importants, selon vos consignes.
Selon vos consignes
Rapports Email + SMS
24/7
Horaires étendus
Optimisez chacune de vos journées en 2024
Agenda médical mise à jour en temps réel par vous et votre télésecrétaire, disponible sur tout support, 24 h/24.
Synchronisation avec Google Agenda, CalDAV (Thunderbird, Outlook, iCal), Doctolib et votre agenda actuel.
Un tarif unique et clair à partir de :
0.6 euro
par appel reçu
uniquement
Comprenant :
Exemple : 5 appels reçus par jour = 3 euros par jour à payer uniquement ( soit 5 * 0.6 ).
Essai gratuit 10 jours.
Profitez de notre offre d’essai ici !
10 jours pour tester nos services gratuitement
Formulaire pour toute demande
Délai de réponse moyen : 20 minutes
4 raisons d’être :
pour Préposé :
des collaborateurs
qui constituent la première valeur de notre entreprise
24/7
de disponibilité.
Le client est la raison d’être de l’entreprise. Le satisfaire est notre seul objectif
146 indicateurs
de Qualité quotidiens.
La clé de notre compétitivité
14574 défis
quotidiens pour satisfaire nos clients
L’état d’esprit :
est un levier plus puissant que la seule force économique
La formation
donne les moyens d’accroître les connaissances et d’enrichir la vie professionnelle
Le respect
des autres et de l’environnement inspire le comportement quotidien de tous
L’innovation
technique, qui améliore les coûts et les performances est la condition de nos succès
L’Engagement
écologique pour contribuer au développement durable au travers de différentes actions
COMMENT ÇA MARCHE ?
1/ TRANSFÉREZ VOTRE LIGNE
2/ NOUS DÉCROCHONS POUR VOUS
3/ NOUS ENVOYONS VOS MESSAGES PAR E MAIL
Chaque appel entraînera l’ouverture automatique du dossier patient avec :
CE QUE NOUS OFFRONS À VOTRE CABINET MÉDICAL EN 2024 :
UNE PERMANENCE TÉLÉPHONIQUE MEDICALE PERFORMANTE
Notre permanence téléphonique gère vos appels médicaux selon vos besoins, de manière ponctuelle ou permanente.
UN AGENDA EFFICACE 24h/24
Vous désirez simplement vous concentrer sur votre patientèle tout en proposant un secrétariat médical de qualité aux horaires adaptés à votre activité ?
Notre agenda médical est fait pour vous !
UNE EFFICACITÉ REDOUTABLE
Nous nous engageons à décrocher en moins de 3 secondes avec un seul appel médical traité à la fois. Possibilité de répondeur en soirée sur votre demande.
Plusieurs centaines de vos confrères confient à Préposé la réception de leurs appels. Pourquoi pas vous ?
Ils apprécient l’immédiateté de la réponse téléphonique et la disponibilité de nos télésecrétaires, parfaitement familiarisées avec la terminologie et la spécificité de votre activité médicale.
En tant que professionnel du secteur médical, vous avez des contraintes de temps, de disponibilité et de confidentialité. Autant de problématiques prises en charge avec la solution de permanence téléphonique proposée par Préposé.
La certification AFNOR NF 345
La certification AFNOR NF 345 est une norme française délivrée par l’Association française de normalisation (AFNOR) pour les centres de contacts (centres d’appels). Cette norme aspire à évaluer et de certifier la qualité des prestations offertes par ces centres de contacts. Elle étudie différents critères tels que la qualité de l’accueil, la compétence des agents, la qualité de la gestion des appels et la satisfaction client. Les entreprises certifiées selon cette norme doivent mettre en place un processus d’amélioration continue pour maintenir leur certification. La certification AFNOR NF 345 est largement reconnue en France et peut être utilisée comme un gage de qualité pour les centres de contacts. Nous en bénéficions.
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Préposé
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PréposéNous intervenons en permanence téléphonique sur les villes suivantes : Agen, Aix-en-Provence, Ajaccio, Amiens, Angers, Angoulême, Annecy, Avignon, Bayonne, Besançon, Béziers, Blois, Bordeaux, Boulogne-Billancourt, Bourges, Brest, Brive-la-Gaillarde, Caen, Calais, Cherbourg-Octeville, Cholet, Clermont-Ferrand, Courbevoie, Dijon, Evry, Grenoble, La Rochelle, Lille, Limoges, Lorient, Lyon, Marseille, Metz, Montpellier, Mulhouse, Nancy, Nanterre, Nantes, Nice, Nîmes, Niort, Orléans, Paris, Pau, Le Mans, Perpignan, Poitiers, Reims, Rennes, Rodez, Rouen, Saint-Etienne, Saint-Quentin, Strasbourg, Tarbes, Toulon, Toulouse, Tours, Troyes, Valence, Versailles, Villeurbanne. Mais aussi sur : Saint-Denis, Argenteuil, Montreuil, Tourcoing, Roubaix, Vitry-sur-Seine, Créteil, Dunkerque, Aubervilliers, Asnières-sur-Seine, Colombes, Aulnay-sous-Bois, Rueil-Malmaison, Champigny-sur-Marne, Saint-Maur-des-Fossés, Antibes, Cannes, Mérignac, Drancy, Colmar, Saint-Nazaire, Issy-les-Moulineaux, Évry-Courcouronnes, Noisy-le-Grand, Vénissieux, La Seyne-sur-Mer, Cergy, Levallois-Perret, Quimper, Villeneuve-d’Ascq, Antony, Pessac, Clichy, Ivry-sur-Seine, Troyes, Neuilly-sur-Seine, Montauban, Chambéry, Niort, Sarcelles, Lorient, Beauvais, Le Blanc-Mesnil, Hyères, Épinay-sur-Seine, Villejuif, Pantin, Maisons-Alfort, Saint-Quentin, Meaux, Chelles, La Roche-sur-Yon, Cholet, Narbonne, Fontenay-sous-Bois, Vannes, Bondy, Fréjus, Arles, Sartrouville, Clamart, Bobigny, Corbeil-Essonnes, Sevran, Grasse, Massy, Cagnes-sur-Mer, Vincennes, Saint-Ouen-sur-Seine, Laval, Montrouge, Albi, Belfort, Évreux, Martigues, Suresnes, Vaulx-en-Velin, Charleville-Mézières, Gennevilliers, Saint-Herblain, Saint-Malo, Carcassonne, Saint-Priest, Salon-de-Provence, Chalon-sur-Saône, Rosny-sous-Bois, Meudon, Aubagne, Saint-Brieuc, Châlons-en-Champagne, Bastia, Puteaux, Livry-Gargan, Choisy-le-Roi, Châteauroux, Saint-Germain-en-Laye, Mantes-la-Jolie, Alfortville, Valenciennes, Sète, Noisy-le-Sec, Les Sables-d’Olonne, Istres, Caluire-et-Cuire, Talence, Garges-lès-Gonesse, La Courneuve, Angoulême, Boulogne-sur-Mer, Le Cannet, Bourg-en-Bresse, Wattrelos, Castres, Thionville, Bron, Arras, Gap, Rezé, Compiègne, Melun, Draguignan, Alès, Bagneux, Douai, Stains, Marcq-en-Barœul, Gagny, Chartres, Anglet, Colomiers, Montélimar, Saint-Martin-d’Hères, Pontault-Combault, Joué-lès-Tours, Villefranche-sur-Saône, Poissy, Châtillon, Villepinte, Savigny-sur-Orge, Montluçon, Franconville, Bagnolet, Sainte-Geneviève-des-Bois, Échirolles, Creil Tremblay-en-France, Conflans-Sainte-Honorine, La Ciotat, Saint-Chamond, Saint-Raphaël, Thonon-les-Bains, Annemasse, Auxerre, Neuilly-sur-Marne, Roanne, Haguenau, Palaiseau, Le Perreux-sur-Marne, Vitrolles, Athis-Mons, Marignane, Agen, Mâcon, Nevers, Romans-sur-Isère, Six-Fours-les-Plages, Châtenay-Malabry, Meyzieu, Montigny-le-Bretonneux, Villeneuve-Saint-Georges, Villenave-d’Ornon, Trappes, Cambrai, Les Mureaux, Châtellerault, Nogent-sur-Marne, Schiltigheim, Houilles, Plaisir, Épinal, Le Chesnay-Rocquencourt, Vigneux-sur-Seine, L’Haÿ-les-Roses, Chatou, Dreux, Saint-Médard-en-Jalles, Goussainville, Liévin, Pontoise, Lens, Viry-Châtillon Rillieux-la-Pape, Charenton-le-Pont, Cachan, Saint-Cloud, Vandœuvre-lès-Nancy, Savigny-le-Temple, Villemomble.