Artisans, externalisez vos prestations de secrétariat téléphonique !

Lorsqu’on parle d’externalisation, on pense spontanément aux grandes entreprises qui confient une partie de leurs activités à des sous-traitants. Mais on pense rarement aux plus petites structures, aux artisans. Pourtant, figurez-vous que même les artisans peuvent externaliser certaines fonctions, tout en bénéficiant de nombreux avantages. Découvrez donc comment booster l’activité de votre organisation grâce à l’externalisation du secrétariat !

Quels sont les besoins des artisans en matière de secrétariat téléphonique ?

La problématique d’un artisan est que durant toute sa journée de travail il n’a pas le temps de répondre au téléphone. Qu’il soit sur la route entre deux chantiers ou bien en plein travail, répondre au téléphone n’est pas forcément possible et en plus cela lui prend sur temps.

Nombreux sont les professionnels qui ne peuvent répondre aux appels et  qui doivent donc attendre le soir une fois rentrés chez eux pour prendre connaissance des messages et rappeler les personnes qui ont tenté de les joindre. C’est pourquoi, mettre en place un secrétariat téléphonique externalisé s’avère être une solution pour gagner en efficacité et donner une bonne image de votre enseigne, de votre métier.

AUGMENTEZ VOTRE FLEXIBILITÉ

82% des salariés des entreprises artisanales sont embauchés en CDI. Or chaque nouvel employé augmente la masse salariale. Cela signifie que chaque mois, la structure doit obligatoirement verser un certain montant de rémunérations brutes. De plus, en cas de soucis financiers, il est bien plus contraignant de se séparer d’un employé (préavis, indemnités de licenciement, risque pour votre image, etc.) que d’un prestataire. Pour gagner en flexibilité au niveau du personnel, votre entreprise a donc intérêt à externaliser certaines de ses activités.

Cette flexibilité vaut également pour d’autres aspects de votre affaire. En confiant la gestion de certaines tâches à des prestataires de télésecrétariat, vous déléguez des contraintes et des responsabilités. Tout en pouvant plus aisément réajuster votre approche, si besoin. Une possibilité particulièrement intéressante pour un début d’activité.

EXTERNALISEZ VOTRE SECRÉTARIAT POUR VOUS RECENTRER SUR VOS ACTIVITÉS

Votre standard téléphonique s’encombre car vous faites face à une amplification momentanée de votre activité ? Vous n’avez pas de locaux permettant d’accueillir une secrétaire ou tout simplement, votre structure est dans l’incapacité d’assumer l’accueil téléphonique en autonomie ?

Évidemment, externaliser peut être avantageux pour votre entreprise, à condition de le faire correctement ! De manière générale, le mieux est externaliser les fonctions de secrétariat pour concentrer vos ressources sur votre cœur de métier et sur le développement de votre activité.

Par exemple, si vous n’avez ni le temps ni les ressources nécessaires pour gérer votre standard téléphonique, confiez-le à une secrétaire à distance. Pour seulement 10% du coût d’une secrétaire traditionnelle, elle gérera vos appels entrants, prendra des messages, transférera des appels, organisera votre agenda et vous enverra des notifications en temps réel. Le tout selon vos besoins !

Comment fonctionne les prestations de secrétariat à distance, dit télésecrétariat ?

Elles se déclinent en cinq étapes faciles à utiliser :

  • La plateforme est utilisable en dix minutes. Vos clients et vos partenaires seront accueillis par des secrétaires professionnelles dans votre domaine (plomberie, électricité, peinture, serrurerie, cordonnerie…)
  • Vous formulerez vos instructions afin que votre secrétaire à distance puisse être en mesure de répondre comme vous le souhaitez
  • Il est possible de transférer vos appels à votre secrétaire à distance si vous ne souhaitez pas répondre au client personnellement. Simple d’utilisation, vous pouvez faire cette transaction de votre téléphone.
  • La télésecrétaire réceptionne les appels de vos clients en respectant vos instructions. Toutes données concernant le client seront tracées et il y a possibilité de prendre des rendez-vous ou des commandes.
  • Ce service est rapide, chaque appel est communiqué par mail sous forme d’une notification d’appel ou par SMS. Vous êtes donc informé en temps réel à distance.

BÉNÉFICIEZ DE RÉELLES EXPERTISES

En faisant appel à des prestataires externes, vous profitez aussi de réelles expertises dans un domaine donné. Au lieu de devoir tout gérer en interne, votre structure peut se concentrer sur son cœur de métier, l’artisanat et bénéficier du savoir-faire d’autres professionnels.

Pour reprendre l’exemple de l’externalisation du standard téléphonique, une télésecrétaire qualifiée fournira un accueil chaleureux et professionnel à vos appelants. Elle vous aidera même à améliorer votre image auprès de vos interlocuteurs, voire à les transformer en clients !

Lors d’une absence, pour n’importe quelles raisons, la secrétaire à distance pourra garantir un relais temporaire mais également assurer votre secrétariat téléphonique en permanence depuis une plateforme externalisée en France. La réception de vos appels à distance est transparente elle se conformera à vos exigences tout au long de nos communications avec votre clientèle.

MAÎTRISEZ VOS COÛTS GRÂCE À L’EXTERNALISATION

Vous l’aurez compris, l’externalisation vous permet de mieux gérer vos coûts. En confiant les bonnes activités aux bons prestataires, vous réalisez des économies et pouvez allouer davantage de temps et de budget au développement de votre affaire.

Mais attention, cela requiert une bonne négociation des tarifs avec vos prestataires ! Pour que votre collaboration se déroule au mieux, listez d’abord les expertises dont vous auriez besoin pour chaque fonction à externaliser, puis établissez un cahier des charges précis. Ensuite, rencontrez plusieurs prestataires pour comparer leurs offres et négociez des conditions aussi favorables que possible (sortie, reprise en interne, transfert à un autre prestataire, etc.). Le but est de conserver un maximum de flexibilité.

CONCLUSION

Comme les plus grandes entreprises, votre entreprise d’artisan a donc tout intérêt à externaliser certaines de ses activités, pour pouvoir se concentrer sur son cœur de métier et développer ses affaires.

Grâce aux offres de télésecrétariat de Préposé et de sa forte expertise en gestion de relation client, de nombreuses entreprises et indépendants font appel à nos services. Ainsi nous assurons un standard de qualité, personnalisé avec un discours en corrélation avec vos exigences.

Notre équipe se charge aussi de compléter votre agenda grâce à un outil informatique dédié. Désormais, consulter et modifier votre planning sera possible en temps réel. Une solution claire et utile.

Plusieurs centaines d’artisans de différents corps d’état confient à Préposé la réception de leurs appels.

Ils apprécient l’immédiateté de la réponse téléphonique et la disponibilité de nos télésecrétaires, parfaitement familiarisées avec la terminologie et la spécificité de votre activité artisanale.
En tant que professionnels, vous avez des contraintes de temps, de disponibilité et de confidentialité. Autant de problématiques prises en charge avec la solution de permanence téléphonique proposée par Préposé.