Médecins. Avez-vous besoin d’une assistance pour gérer vos appels ?

Médecins. Avez-vous besoin d’aide pour gérer vos appels?

Pour soulager votre assistante ou simplement pouvoir vous concentrer sur vos patients?

La gérance d’un cabinet médical nécessite énormément de travail  tel que : la gestion d’appels ou l’organisation de l’agenda professionnel.

Evidemment, le temps qui vous est imparti chaque jour n’est pas suffisant pour vous occuper de toutes ces tâches, de la complexification votre quotidien administratif.

Dans le cadre de votre activité d’accueil téléphonique, vous serez confronté à des difficultés telles que des patients qui n’honorent pas leurs rendez-vous, des patients difficiles, des appels de personnes égarées, de visiteurs médicaux….

Il vous arrivera aussi d’être en astreinte, en formation continue ou d’exercer en établissements spécialisées tels qu’un hôpital ou une clinique.

L’externalisation de votre standard téléphonique peut être une solution si vous désirez améliorer la relation avec vos patients et tous vos interlocuteurs tout en minimisant vos frais de fonctionnement.

L’appel téléphonique est un des premiers contacts établi entre le public et votre cabinet. C’est pourquoi il est nécessaire d’en assurer sa qualité.

Plus qu’une porte d’entrée, il est un outil de communication permettant à la fois de valoriser et de fidéliser la clientèle. Chaque entité médicale  établit une stratégie afin de savoir comment se présenter et répondre aux attentes des patients par téléphone.

Préposé Télésecrétariat est en mesure d’offrir une gestion totale, déportée et aidée de votre standard téléphonique.

Nos télésecrétaires, dont l’expérience au sein du secteur médical et paramédical ne manque pas de situations d’urgence (réelles ou supposées) sont habilités à mesurer l’importance et l’urgence d’une requête puis d’appliquer le protocole que vous avez déterminé pour des situations spécifiques.

Nos plates-formes téléphoniques et numériques faciles et intuitives qui permettront d’offrir une communication claire des données et une interaction au même moment depuis notre standard externalisé.

Vous êtes un médecin généraliste et vous êtes en manque de temps pour vous occuper de la gestion de votre cabinet et de la prise de rendez-vous ? Votre secrétaire est surchargée et a besoin d’aide ?

Appelez nous !

S’agit-il d’un besoin assidu et régulier ?

Notre accueil téléphonique est prédisposé à toutes les situations et toutes les professions médicales. La prestation que nous vous proposons assure prudence et fluidité des échanges. Votre agenda sera à jour et les rendez-vous mieux organisés. Pour votre entreprise, adoptez un standard externalisé avec notre solution d’assistance.

Le rôle du médecin ne s’arrête pas seulement à la bonne santé du patient .Vous n’êtes pas sans savoir qu’un cabinet fonctionne grâce à une bonne gestion des plannings et agendas. Nos équipes de standardistes sont la clef d’un accueil personnalisé réussi de vos patients en assurant, la bonne transmission des informations et le respect du secret médical. Nos applications proposent la création de fiches individuelles pour un rappel ultérieur complet.

L’écoute, le lexique médical, médicinal, hospitalier ou clinique et la mise en confiance de vos patients sont les maître-mots chez Préposé.

Choisir nos solutions, c’est vous permettre d’accorder toute votre attention à votre patientèle sans vous souciez de savoir si votre agenda sera bien tenu.

Le service de télésecrétariat est constitué de :

D’un ensemble de services de permanence téléphonique et de prise de rendez-vous, assurés par des secrétaires ayant suivi une formation  spécifique et travaillant pour une entreprise ou un professionnel libéral depuis un autre lieu de travail. Cette profession peut prendre plusieurs appellations telles que : secrétaire à distance, télésecrétaire ou secrétaire indépendante.

Ce sont bien : la flexibilité tarifaire, la facilité d’utilisation, une politique de qualité et l’absence d’obligations d’engagement contractuelles qui font du  télésecrétariat de Préposé une solution parfaitement adaptée aux besoins spécifiques du médecin et de sa patientèle.

Instructions et consignes pour définir votre accueil téléphonique :

Dans le but de permettre  aux télésecrétaires de tenir le discours adéquat à vos patients , il vous suffit d’indiquer la manière à laquelle vous désirez que nous répondions à ceux-ci .

Assurer la renommée de votre cabinet

Les télésecrétaires sont spécifiquement formées à la relation patient. Leurs compétences apportent une valeur ajoutée à votre cabinet en valorisant son image à travers l’accueil téléphonique. Nous le savons tous : un premier mauvais contact téléphonique suffit pour ne pas donner suite aux services proposés. Voilà pourquoi faire appel à l’externalisation du standard c’est consolider des liens durables entre votre cabinet médical  et sa patientèle.

Le modèle de Préposé repose sur une culture du service, une exigence de résultat, un engagement qualité et de valeurs.

Connaitre la législation médicale, la réglementation de la sécurité sociale font partie de leur formation.

Rassurer le patient, maîtriser l’entretien, déterminer le degré d’urgence de la demande de rendez-vous aussi.

Que ce soit un besoin constant ou occasionnel, nous proposons notre service pour toutes les professions médicales.

Prépose vous aide à réduire votre taux d’absentéisme

Notre service de permanence téléphonique médicale s’adapte à votre mobilité en rendant possible la consultation de votre agenda et de vos messages 24h/24h et 7j/7j depuis tout ordinateur et smartphone connectés à Internet. Nous mettons en œuvre des moyens de communication réactifs et adaptés à toutes les situations médicales.

Conclusion :

Pour tous les médecins soucieux d’alléger l’emploi du temps de leur assistante ou pour ceux qui ne souhaitent pas la mise en place d’un secrétariat au sein de leur cabinet, Préposé apparaît comme une véritable alternative. Avec un personnel formé aux exigences de la tâche (codes de l’accueil, bienveillance, attitude rassurante, langage spécifique au secteur médical), Préposé prend en charge ce dernier pour nouer le contact avec le patient et avoir un registre de rendez-vous irréprochable.

TYPOLOGIE DU MONDE MÉDICAL UTILISANT LE TÉLÉSECRÉTARIAT

Médecin généraliste
Pédiatre
Ophtalmologue
Dentiste
Psychiatre
Gynécologue
Dermatologue
Radiologue
Pneumologue
Chirurgien
Pédicure

Je souhaite optimiser mon agenda en évitant les périodes creuses afin d’être plus efficace

Nos télésecrétaires assurent votre accueil téléphonique selon vos exigences et gérons les demandes de consultations sur notre interface web.

Je souhaite externaliser la gestion de mon standard pour étendre mes horaires de disponibilités et offrir une constance dans mon accueil téléphonique

Nos télésecrétaires répondent aux appels en votre nom du lundi au samedi, de 08h à 20h sans interruption. Nous prenons en charge la gestion de vos rendez-vous selon vos disponibilités et consignes.

Mon activité ne me permet pas d’embaucher une secrétaire dédiée. De plus je suis régulièrement en déplacement, donc indisponible

Activez notre service quand vous avez besoin d’assistance, nos télésecrétaires assurent votre accueil téléphonique en votre nom et gèrent les demandes de rendez-vous selon vos disponibilités et consignes.

Praticien spécialisé, je dois parfois traiter des situations d’urgence

En cas d’urgence nos télésecrétaires effectuent une mise en relation. Si vous êtes indisponible, elles réorientent votre patient vers les services d’urgence adéquats tout en réalisant une prise de message afin de vous en informer.

En tant que groupement de professionnels du médical, je souhaite mutualiser les coûts de fonctionnement de la structure

Nous réceptionnons les appels au nom du groupement, puis nous gérons les demandes de rendez-vous par praticien en fonction des consignes et disponibilités de chacun.

Je souhaite étendre les horaires du pôle de santé dans lequel je pratique afin d’offrir plus de disponibilités aux patients

Nous gérons l’accueil téléphonique et la demande de rendez-vous du pôle de santé du lundi au samedi de 08h à 20h sans interruption.

En période de forte activité, je souhaite ne plus perdre d’appels et distribuer les demandes de rendez-vous en croisant les disponibilités des praticiens

Nous répondons aux appels entrants quelle que soit l’importance du flux afin de gérer les demandes de rendez-vous selon les plages horaires définies de chaque praticien. En cas d’absence de l’un d’entre eux, nous pouvons proposer un rendez-vous selon vos exigences auprès d’un autre confrère.

La personne en charge de l’accueil téléphonique est déjà en ligne ou indisponible, vous souhaitez mettre en place une solution pour ne plus perdre d’appels

En fonction des disponibilités, l’appel est redirigé vers nos services. Nous répondons en votre nom et selon vos exigences du lundi au samedi de 08h à 20h sans interruption.

Je dois gérer les disponibilités des différents spécialistes de l‘hôpital qui sont parfois mobiles, j’ai besoin d’assistance pour administrer leurs rendez-vous

Nous réalisons l’accueil téléphonique de votre structure selon vos exigences. Nous nous chargeons de la gestion des rendez-vous selon les disponibilités et consignes des différents praticiens ou services de l’hôpital.

Vous cherchez à professionnaliser l’image de votre clinique

Nos télésecrétaires assurent votre accueil téléphonique selon nos méthodes éprouvées et en fonction de vos consignes pour une qualité de service optimale