Qui sont les télésecrétaires et que proposent-elles en 2024 ?
Le télésecrétariat est un domaine en plein essor qui permet la gestion du secrétariat à distance d’une entreprise ou d’une profession libérale. Les tâches attribuées aux télésecrétaires sont diverses et nécessitent une solide formation professionnelle.
Le métier de télésecrétaire : fonctions et emplois
Le métier de télésecrétaire consiste à gérer à distance, le secrétariat d’une structure professionnelle (profession libérale ou entreprise) que ce soit téléphonique ou par sa gestion bureautique classique.
Malgré la distance, la télésecrétaire occupe un poste polyvalent sous l’autorité de son employeur, de son client en respectant la politique de qualité de la structure concernée.
Le métier de télésecrétaire : lieu de travail
Le métier de télésecrétaire s’exerce à domicile ou au sein d’une société de secrétariat à distance, on parle alors de centre d’appels téléphoniques en télésecrétariat ( le cas pour Préposé ).
Les qualités requises pour exercer ce métier :
Le métier de télésecrétaire nécessite la maîtrise des outils bureautiques, une excellente élocution, un bon relationnel et surtout une bonne organisation.
Le cas particulier de la télésecrétaire juridique et médicale :
Il existe de nombreuses variantes de télésecrétariat telles que le télésecrétariat médical et le télésecrétariat juridique qui nécessitent une formation spécifique à ces métiers.
Les services assurés par les télésecrétaires :
Les télésecrétaires proposent un large choix de services à travers leurs prestations et les secteurs d’activité ciblés.
On ne pourra pas citer tous ces services, car elles sont amenées à s’adapter à tous types de demandes, à enrichir continuellement leur éventail de compétences.
Les services premiers assurés par la secrétaire sont les suivants : permanence téléphonique, gestion d’agenda, frappe de documents, mise en page, vérification, correction, plastification, reliure, photocopies, mais également archivage, gestion du courrier, retranscription de support audio.
Elles effectuent aussi des tâches commerciales : devis, factures, commandes, publipostage (mailing), conception de documents de tout type, diaporama, gestion des budgets publicitaires, saisie et mise à jour de fichiers clients/prospects, enquête de satisfaction, suivi des règlements clients.
Les télésecrétaires possèdent aussi des atouts dans le domaine du conseil : elles interviennent pour recruter et former de nouveaux collaborateurs et peuvent aider dans l’audit des postes administratifs, l’accompagnement à la mise aux normes ISO de l’entreprise.
De nombreuses télésecrétaires se spécialisent dans un secteur d’activité bien déterminé, comme le secteur du bâtiment, le secteur médical et paramédical et le secteur de l’immobilier.
Elles mettent à profit leurs expériences dans ces domaines pour apporter une valeur ajoutée à la clientèle de ces secteurs.
Les avantages du recours aux télésecrétaires :
Les télésecrétaires proposent une multitude d’avantages pour leurs clients.
Le client peut choisir une collaboration durable ou momentanée qui s’accompagne souvent de l’attribution d’un numéro téléphonique spécifique à l’entreprise. On parle alors de domiciliation téléphonique, ce qui permet la diminution des formalités administratives.
Les télésecrétaires proposent un service rapide et sécurisé qui s’adapte aux besoins du client, notamment par un tarif à la carte et qui permet ainsi sa fidélisation.
Enfin, les télésecrétaires assurent à leurs clients de se concentrer sur leur activité principale tout en ayant des compétences professionnelles à disposition sans pour autant devoir embaucher des personnes en cas de surcharge d’activité. Par conséquent, elles assurent une diminution des charges sociales et d’acquisition de matériel.
Préposé